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    工作分析是對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個標準：

    1、誰來做;

    2、做什么;

    3、什么時間做;

    4、什么地方做;

    5、怎么做;

    6、為什么做;

    7、為誰做。 

    分析的結果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責、權限、工作內容、工作程序、方法、執行標準、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。工作分析是人力資源管理的基礎知識，只有在準確的工作分析基礎上才能進一步建立招聘、培訓、考核及薪酬體系。

　 一、工作分析可展開的前提條件

    企業里有關組織結構已確定，并具有相對穩定性；在組織結構基礎上，工作流程及部門責任已確定；每個部門應有的工作職位也已明確。

　　有些企業在對人力資源系統進行變革時，沒有與其他組織系統聯系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。

    這樣的結果對工作分析，以及其后的工作評價、績效考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。

    所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構調整和部門責任和部門職位的確定。

　 二、建立工作小組，并制定工作分析計劃

　　如果企業內部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請有關專業人事作為工作小組顧問。

　　工作分析涉及企業內所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。

工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發、生產、銷售）人員組成。

　　工作分析實施計劃的制定，應根據公司需要、任務量（職位復雜性與多少）。

　　三、調查方法及工具

　　目前企業采納最多的是：將問卷調查法和訪談法結合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內得到所需信息。

　　 調查問卷的選擇和修改

　　問卷調查法在西方發達國家已發展成為一套完備的系統。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個工作分析剛剛起步的國家，采用成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進行討論，擇出最符合本次任務的問卷，然后再對問卷進行修改。修改過程中應注意以下幾個方面：

　　1．明確本次工作分析的主要目標，對項目進行相應增補和刪除。我國大多數企業過去沒有做過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應該過分追求完美。第一次進行企業工作分析最好對目標有所選擇，并對原問卷項目進行考查，刪除關系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調查目的密切相關的項目。

　　2．修改問語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。

　　3．問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產生厭煩心理，影響問卷調查結果的質量。

　　工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進行討論。

　　訪談提綱的擬定

　　訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠對特定內容進行更詳細、深入的了解，并可以得到問卷調查可能漏掉的內容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應確定結構化的訪談提綱：

　　基本資料；職位名稱、所屬部門、工作地點、直接主管、監督者等。

　　1.本職位設置的目的是什么？

　　2．按順序列舉說明本職位的工作責任及其重要性。

　　每日必做的以及完成此任務花費時間的百分比。

　　一定時期必做的工作以及完成該任務的時間百分比。

　　偶爾要做的工作以及完成該任務的時間百分比。

　　3．對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的？

　　4．本職位要求任職者具備哪些經驗？哪些經驗是必須的？如：需要3－5年的相關工作期或在職培訓期等。

　　5．任職者負擔的管理職責有哪些？每項工作所花費時間的百分比是多少？

　　6.本職位的工作者有哪些聯系？在描述這些聯系時，要考慮這些聯系是怎樣建立的？在部門內部還是部門外部?聯系次數是否頻繁？聯系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務形式？哪些聯系對部門有用？

　　7．本職位需要接受哪些監督和管理？接受的程度如何？如在職者的工作簡單重復進行，工作處于明確、具體的指導下；任職者可以自主地確定工作目標，績效標準只需與他人協商即可，不需征得上級同意。

　　8．任職者獨立決策的權限與范圍有多大？他作出的決定是否要他人審核？如果要，那么由誰審核？

　　9．最容易犯的錯誤有哪些？

　　10.任職者是否要對一些數據加以保密?

    11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件。

　　 12.心理方面要求？

　　13．所使用的機器或設備。

　　14.補充說明。

　  四、小組成員操作程序的培訓

　　由專家對工作分析的特點進行講解；引導和控制進行統一規定；并對有疑義的地方進行討論。

　　問卷調查方法

　　一定要讓受調查者明確調查目的（并非用于對個人業績評估），讓他們放心地反映真實情況；避免對受調查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調查者建立良好合作關系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調查者在填寫過程中會出現煩躁情緒，容身影響認真作答。　　訪談法

　　訪談分為三類：（1）對每個員工進行個人訪談；（2）對做同種工作的員工群體進行訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。

　　 六、職務說明書的編寫

　　1．小組對問卷和訪談結果進行總體統計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統一意見。

　　2．由工作小組全體成員討論制定職務說明書的編寫規范。如按行政和業務分類展開工作職責和內容；

　　3．職務說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統一進行，以便于及時溝通。

　　4.每個成員側重編寫本部門或個人最為熟悉的職務說明書；一個部門完成后再進行下一個部門。

　　5．定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差。

　　6．每個成員在編寫過程中要及時與相應部門主管及相應職位工作執行人進行溝通，使職務說明書盡可能與職位的實際情況。

　　7．調查完一個部門之后，職務說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調查。

　　七、總結與修改

　　工作小組對完成的職務說明書進行審核、匯總后向領導小組匯報。如有必要做個別修正和調整。最后對說明書進行編輯存檔，以備后用。隨著工作性質、任務等方面的變化，工作說明書應及時進行修改，以保證其較強的應用性。