中國(guó)是一個(gè)文山會(huì)海的國(guó)度,君不見打開電視新聞?lì)l道,從中央到地方,無(wú)不是會(huì)議報(bào)道。好像只有會(huì)議才能顯示領(lǐng)導(dǎo)的存在,好像只有會(huì)議才能解決問(wèn)題,好像離開了會(huì)議,這個(gè)社會(huì)就不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)了。
企業(yè)也是如此,沒(méi)有會(huì)議,干部就無(wú)法展示權(quán)威,沒(méi)有會(huì)議,老板就不能發(fā)號(hào)司令。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言,其實(shí)會(huì)議本身才真正是問(wèn)題的根源——是一切管理混亂的根源。
沒(méi)有制度或者有制度執(zhí)行不了,靠會(huì)議;有矛盾、有糾紛,積怨多了,靠會(huì)議;有投訴、有質(zhì)量問(wèn)題,沒(méi)有人解決得了,靠會(huì)議;有臨時(shí)任務(wù)、有上級(jí)指令,要布置,靠會(huì)議……總之,沒(méi)有規(guī)范的企業(yè),一切工作靠會(huì)議。會(huì)議無(wú)規(guī)劃、會(huì)議無(wú)主題、會(huì)議無(wú)目的,會(huì)議隨時(shí)可能召開,會(huì)議隨時(shí)可能延長(zhǎng)、會(huì)議常常老調(diào)重彈,會(huì)議往往議而不決。會(huì)議只是表明管理者在工作,卻不能幫助員工解決多少實(shí)際問(wèn)題。
說(shuō)起開會(huì),很多企業(yè)的員工都會(huì)心生恐懼。會(huì)議并不殺人,為何會(huì)生恐懼呢?有個(gè)企業(yè)的員工告訴我:對(duì)他們而言,會(huì)議就是煎熬和折磨。說(shuō)好三分鐘的短會(huì),不超過(guò)半小時(shí)不會(huì)結(jié)束;說(shuō)好二個(gè)鐘頭的會(huì)議,沒(méi)有半天下不來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)出差前要開個(gè)會(huì),叮嚀叮嚀;領(lǐng)導(dǎo)出差后,見聞要介紹介紹,當(dāng)然忘不了對(duì)其出差期間犯錯(cuò)誤的員工要清算清算。領(lǐng)導(dǎo)參觀一下別的企業(yè),發(fā)現(xiàn)有差距,也要回來(lái)罵罵員工——為什么你們沒(méi)有別人做得好?會(huì)上總是老板或上司在教訓(xùn)員工——好像企業(yè)的所有問(wèn)題都出在員工身上。今天張三挨罵,明天李四被批,下一次不知輪到誰(shuí)。這樣的企業(yè),員工有沒(méi)有別的病不清楚,但一定少不了會(huì)議恐懼癥。
我曾經(jīng)是無(wú)效會(huì)議的政治犧牲品,就因?yàn)橐淮螌?duì)徒有形式而無(wú)內(nèi)容的冗長(zhǎng)會(huì)議無(wú)法忍受中途退場(chǎng),導(dǎo)致了我政治生命的終結(jié)——從入黨積極分子變成了永遠(yuǎn)與黨無(wú)緣。當(dāng)我在企業(yè)擔(dān)負(fù)一定的職務(wù)之后,我不敢亂開會(huì),也不敢開長(zhǎng)會(huì),每次會(huì)議我都認(rèn)真準(zhǔn)備,每次會(huì)議我都預(yù)報(bào)時(shí)間并且承諾絕不超時(shí),因?yàn)槲也幌胱约阂渤蔀閯e人中途退場(chǎng)的會(huì)議主持人。我發(fā)現(xiàn)認(rèn)真準(zhǔn)備、掌控得法,會(huì)議也是推動(dòng)工作的有效手段。因此,我想對(duì)會(huì)議的作用、意義以及會(huì)議管理辦法談?wù)剰垏?guó)祥老師個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì),以供希望從會(huì)海中解放的企業(yè)借鑒和參考。
一、 會(huì)議的基本作用
會(huì)議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、討論事項(xiàng)、分析問(wèn)題、研究對(duì)策,一言以蔽之就是做出決策。
也就是說(shuō)每次會(huì)議都有特定的主題,都有需要解決的問(wèn)題,只要圍繞主題、集思廣益,達(dá)成問(wèn)題解決的目的就行,這樣的會(huì)議才有意義。
二、 會(huì)議的管理辦法
一個(gè)企業(yè)每年應(yīng)該召開的會(huì)議其實(shí)是屈指可數(shù)的,固定會(huì)議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會(huì)、半年總結(jié)會(huì)、月例會(huì)、周例會(huì)(班組有晨會(huì)或晚會(huì))之外,其余的會(huì)議都是專題會(huì)議,或是非常規(guī)會(huì)議,也可以稱之為臨時(shí)會(huì)議。
企業(yè)必須建立會(huì)議管理制度或者是會(huì)議召開流程,對(duì)各類會(huì)議的主持人、參加人員、召開地點(diǎn)、會(huì)議召開時(shí)間長(zhǎng)短、會(huì)議發(fā)言順序、會(huì)議成果(如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定等)做出清楚明確的界定,以確保會(huì)議召開的效率和效益。
對(duì)各種臨時(shí)會(huì)議實(shí)行申報(bào)審批制度,可以制訂《臨時(shí)會(huì)議申報(bào)審批表》,對(duì)會(huì)議召開的目的意義、參與人員、討論事項(xiàng)、解決問(wèn)題、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃,事后進(jìn)行跟蹤。讓會(huì)議主持人或召集人做到開會(huì)有目的、有計(jì)劃、有成效。
企業(yè)必須把握一個(gè)原則:可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開。
企業(yè)如果能將會(huì)議效率與績(jī)效考核掛鉤,那將是最有效的會(huì)議管理。
三、 主持會(huì)議的技巧
會(huì)議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切,要想會(huì)議取得成效,主持人必須做好以下工作:
1、 事先做好規(guī)劃,確定會(huì)議主題、討論重點(diǎn)、解決途徑、發(fā)言順序,并設(shè)計(jì)好自己的建議與具體措施,最好事先告知與會(huì)者會(huì)議的主題;
2、 掌控會(huì)議進(jìn)程,啟發(fā)與會(huì)者的參與性和創(chuàng)意思維,讓會(huì)議朝有利問(wèn)題最終解決的方向發(fā)展;
3、 及時(shí)機(jī)智打斷無(wú)關(guān)會(huì)議主題的提議和發(fā)言,保持會(huì)議主題不動(dòng)搖;
4、 在會(huì)議冷場(chǎng)時(shí),要主動(dòng)化解緊張局勢(shì),避免陷入僵局;
5、 在會(huì)議討論熱烈時(shí),要善于引導(dǎo),對(duì)建議性意見及時(shí)給予鼓勵(lì);
6、 注意眼觀六路、耳聽八方,對(duì)內(nèi)向沉穩(wěn)者,主動(dòng)給予發(fā)言機(jī)會(huì),不使每一個(gè)出席者受冷落;
7、 適時(shí)歸納總結(jié),問(wèn)題解決了,及時(shí)宣布散會(huì)。
8、 對(duì)超時(shí)會(huì)議必須征得全體出席人員同意方可延時(shí),否則宣布擇機(jī)另開。
9、 會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到與會(huì)者手中,最好用電腦記錄同步發(fā)放;
10、 做好會(huì)議跟蹤,確保會(huì)議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。
如果一個(gè)企業(yè)想從會(huì)海中解放,就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理。
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