計算機是人類的一項偉大的發(fā)明，改變了人類的生活。計算機的最大優(yōu)點就是節(jié)省了勞動力，讓很多復(fù)雜的工作變得簡單。Excel作為專門處理數(shù)據(jù)的軟件，受到會計工作人員的親睞。那么，Excel都適用于什么范圍？在會計工作中能解決什么問題？使用Excel對會計工作者有什么要求呢？筆者將針對以上問題進行一一陳述。
一、Excel的應(yīng)用范圍
Excel是一種常用的辦公軟件，這種辦公軟件兼具計算、排列、標(biāo)記等多種功能，用于處理一些簡單的數(shù)據(jù)。會計工作者是每天都要跟數(shù)據(jù)打交道的工作，工作的內(nèi)容就是處理大量的數(shù)據(jù)：工資的核算，補助的核算，公司員工的報銷等。數(shù)據(jù)處理軟件是對會計工作十分有用的一個軟件，可以幫助會計工作者快速對數(shù)據(jù)進行處理，并且處理起來比較方便、易懂。為了適應(yīng)市場化的需求，計算機技術(shù)人員專門研制了適合會計工作使用的財務(wù)軟件，這些軟件就是根據(jù)會計的日常工作所涉及的，具備很多專業(yè)功能。這類軟件好是好，但是并不適合所有的企業(yè)。一些大型企業(yè)財務(wù)問題比較多，使用這類軟件得心應(yīng)手。但是一些小企業(yè)本身沒有多少財務(wù)問題，會計的日常工作主要就是工資的核算以及員工的報銷。這類小企業(yè)使用專門的財務(wù)軟件不僅不方便，還會帶來一些麻煩。因此在一些中小企業(yè)中，會計人員選擇的是Excel。Excel沒有很多復(fù)雜的功能，但是處理日常的一些數(shù)據(jù)也夠了。
二、Excel在會計日常工作中的應(yīng)用
1.工資的核算
會計工作中員工工資的核算是一項重要內(nèi)容，涉及到員工的利益也涉及到公司的利益，如果除了差錯，會帶來很大的麻煩。為此，工資的核算一定要準(zhǔn)確，清晰。利用Excel制作工資表，可以達到方便瀏覽和盡量避免出現(xiàn)計算錯誤的目的。Excel中已經(jīng)設(shè)置好了基本的格式，會計工作者可以根據(jù)自己的工作內(nèi)容進行調(diào)整。比如在第一行打上“工資表”三個字，就將第一行表格選中，然后在上方的工具欄中選擇“合并居中”，這些小的框框就可以合并為一個大的，在里面敲上漢字“工資表”就可以了，這三個字會自動居中。然后在下面的表格中可以按列分別寫上員工的姓名，工作天數(shù)，工資總額等。大多數(shù)的員工的工作天數(shù)是全勤的，但也會有一部分員工會有請假的情況，造成與別的員工的不同，為了便于查看，可以將這些請假員工的工作天數(shù)用“紅色”來表明，具體步驟：將所要標(biāo)記的單元格選中，然后在上面的工具欄中選擇字體顏色為“紅色”，就可以了。利用Excel，工資表的各項內(nèi)容可以做出標(biāo)記，利于會計核算，不會出現(xiàn)錯誤。
2.報銷單的核算
Excel的另一個強大功能就是對數(shù)據(jù)的核算，將數(shù)據(jù)輸入之后，進行工具的操作，就能得出幾個數(shù)的和或者差，這種計算方法就避免了人工計算有可能多算一個或者少算一個的可能，達到準(zhǔn)確無誤。在員工進行報銷的時候，會計都要對報銷的款項進行核算，這時就可以利用Excel。將報銷的各項名稱輸入之后，輸入各個報銷項的金額，注意的是這幾項所要報銷的金額要輸入在同一行或者同一列之中，將數(shù)據(jù)輸入之后，用鼠標(biāo)左鍵將這些數(shù)據(jù)全部選中，然后點擊工具欄中的“求和”標(biāo)志，在這些數(shù)據(jù)的下一個單元格中就會出現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的和。利用Excel計算的數(shù)據(jù)時間快、準(zhǔn)確度高。
三、會計工作者使用Excel的注意事項
Excel雖然操作簡單，但是如果不熟悉計算機的人，使用Excel就不是很容易了。像Excel中的一些輸入規(guī)則，標(biāo)記規(guī)則，計算方法等，都需要一定的計算機操作基礎(chǔ)。近些年畢業(yè)的會計專業(yè)人員在Excel上操作上一般不會出現(xiàn)問題。但是一些年紀(jì)較大的老會計，對電腦不熟悉，對Excel的操作技能基本為零。這些老會計使用起來就會覺得麻煩了。企業(yè)應(yīng)該對這些老會計進行培訓(xùn)，讓他們掌握Excel的操作技巧。可以采取集中培訓(xùn)的方式，專門聘請專家進行Excel的操作講解；另外，還可以讓企業(yè)中的年輕員工幫助老會計，盡快學(xué)會Excel的操作。這樣不僅提高工作效率，還能改善同事之間的關(guān)系。
與此同時，計算機技術(shù)還在日新月異的發(fā)展，新技術(shù)、新發(fā)明層出不窮。Excel的更新?lián)Q代也很快，新版的Excel會在原來基礎(chǔ)上增加一些功能或者進行功能的改進，便于人們的操作。因此會計人員應(yīng)該及時更新自己的Excel版本，及時學(xué)習(xí)應(yīng)用最新版本的Excel，讓Excel為自己的工作服務(wù)，提高工作效率，提升工作質(zhì)量。
最后，提醒使用Excel的會計人員，一定要注意進行文件的保存。在計算機的操作過程中，有時會出現(xiàn)電腦自動關(guān)機或者突然斷電等情況，如果出現(xiàn)了意外情況，電腦中的文件就會消失，所做的努力就白費了。所以在進行Excel操作時，一定要及時保存，或者在電腦中設(shè)置自行保存，避免重要文件的丟失。
結(jié)語
社會在發(fā)展，科技在進步。計算機的問世，互聯(lián)網(wǎng)的問世，都大大改變了人們的生活方式，讓人們的生活、工作更便捷。計算機的功能十分強大，可以快速處理文字、數(shù)據(jù)、圖片，還可以制作視頻、動畫，廣泛應(yīng)用與各個領(lǐng)域。計算機中處理數(shù)據(jù)的軟件也有很多，其中也有很多專門的軟件，比如超市處理數(shù)據(jù)會有專門的收銀機，財務(wù)部門處理大量數(shù)據(jù)會有專門的財務(wù)軟件。這些軟件的發(fā)明和應(yīng)用都縮短了人們的工作時間，提高了工作效率。目前，Excel廣泛應(yīng)用與中小企業(yè)的會計部門，為這些會計人員的工作提供了很多便利。當(dāng)然，Excel并不能解決所有會計工作中的問題，也存在著一些操作上的弊端，但是隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機功能的不斷完善，Excel的功能也會進一步的完善，為用戶提供更好的服務(wù)。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)的發(fā)展必將帶來經(jīng)濟的發(fā)展，帶來生活的改變。 |
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