在現(xiàn)實(shí)工作中不難看到這樣的現(xiàn)象：管理者將一個(gè)任務(wù)布置給員工時(shí)，就確定了完成任務(wù)的最晚時(shí)限。然而，一開始，很多員工都不將任務(wù)放在心上，總是將工作一拖再拖，等到時(shí)限將近，才發(fā)現(xiàn)工作只完成了一點(diǎn)點(diǎn)，于是就只能焦急地加班加點(diǎn)，甚至通宵達(dá)旦。而這樣導(dǎo)致的結(jié)果是，工作質(zhì)量不盡如人意，甚至連是否能夠如期完成任務(wù)都成了問題。
“拖延癥”已經(jīng)成為了一個(gè)困擾很多管理者和員工的頭痛問題，而作為一個(gè)管理者，幫助員工克服“拖延癥”的毛病，提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，已經(jīng)成為了管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。
1、先完成棘手的工作
很多人在潛意識(shí)里的一種通病就是“貪圖眼下的安逸”，不喜歡“先苦后甜”。正因?yàn)樨潏D眼下安逸的心理，讓很多人錯(cuò)過了經(jīng)過辛苦努力之后才能獲得的成就感和滿足感，也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，很多人在潛意識(shí)里會(huì)逃避那些棘手的繁重工作，慢慢地就養(yǎng)成了“拖延癥”。
因此，管理者可以從這個(gè)方面入手，在每天的工作中，先將棘手的難以完成的任務(wù)讓員工集中精力一起完成，之后再讓大家做一些輕松、容易的工作。這樣，既可以提高工作效率，又能防止員工的“拖延癥”形成。
2、不要苛求完美主義
有些員工之所以拖拖拉拉、工作效率低，就是有完美主義的潛意識(shí)，總是覺得資料還不完備、時(shí)機(jī)還不成熟，再等等才能進(jìn)入工作流程。管理者應(yīng)該讓這樣的員工認(rèn)識(shí)到，任何事都不可能做到盡善盡美，因此每個(gè)人都應(yīng)該對自己的能力和工作流程有一個(gè)正確的估計(jì)，不要自視太高，也不要自卑，工作既不用苛求完美，也不能疏忽大意。
3、把大目標(biāo)分成小目標(biāo)
很多人之所以拖沓，是因?yàn)楣ぷ黜?xiàng)目太龐大或者工作目標(biāo)太籠統(tǒng)、抽象，無從下手。在這種感覺下，很多人就會(huì)放任自流，將工作一天天地拖延下去。這時(shí)候，管理者可以要求員工將大項(xiàng)目分成一個(gè)個(gè)的小目標(biāo)，然后做出具體的工作計(jì)劃，按照計(jì)劃去完成一個(gè)個(gè)小目標(biāo)。在小目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中，管理者還可以適時(shí)給予員工一些獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)對方不斷向大目標(biāo)邁進(jìn)，這樣一來工作拖延的問題也就自然而然地解決了。
4、盡量消除干擾因素
有研究發(fā)現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為很多職員工作效率低、工作拖延的一個(gè)重要原因。這些員工情愿花大量的時(shí)間和精力漫無目的地瀏覽網(wǎng)頁，甚至有時(shí)候只是盯著網(wǎng)頁發(fā)呆而已，也不愿集中注意力盡快投入到工作中去。管理者應(yīng)該針對這一情況，約束員工對互聯(lián)網(wǎng)的沉迷。
5、緊迫感有助于執(zhí)行
通常說來，當(dāng)人們對一件事情失去信心的時(shí)候，對于這件事情的緊迫感也會(huì)隨之減退。更讓人擔(dān)心的是，他們已經(jīng)學(xué)不會(huì)改進(jìn)，離絕望也只有一步之遙了。
對于剛剛接手管理層的管理者來講，讓員工重拾緊迫感就成了一件難事。許多CEO在剛剛上任的時(shí)候喜歡對員工上“政治課”，反復(fù)強(qiáng)調(diào)行動(dòng)的重要性，鼓舞士氣，希望能給員工更多的自信。一般來講這些方案可能會(huì)讓員工進(jìn)行自我反省，卻不能從根本上改變他們的行為方式。繁忙的管理者們總希望能夠走捷徑，但是要想改變它就需要做好長期作戰(zhàn)的準(zhǔn)備。那要解決這個(gè)難題，并得到自己預(yù)期的效果，管理者們應(yīng)該怎么做呢?
來做個(gè)快速測試：如果一名團(tuán)隊(duì)成員將項(xiàng)目推遲到最終期限之后，你會(huì)：
a)認(rèn)為他有太多事情要做，因此減輕他的工作量，使他可以集中更多精力做好手頭的任務(wù);
b) 設(shè)定新的最終期限，但不減少他的任務(wù)數(shù)量?
大多數(shù)善良的管理者都會(huì)選擇a)，但其實(shí)b)才是更好的答案。該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，匹茲堡大學(xué)約瑟夫•卡茨商學(xué)院教授安德魯•T•史蒂芬表示：“人們錯(cuò)過最終期限時(shí)，通常會(huì)感到慚愧。他們非常愧疚，甚至?xí)行╇y堪。”這些情緒“會(huì)讓人變得消極。一旦有人在某項(xiàng)任務(wù)上產(chǎn)生了負(fù)面情緒，完成任務(wù)就會(huì)變得更難”。
史蒂芬說道，相反，如果錯(cuò)過最終期限的人除了未按時(shí)完成的項(xiàng)目之外，還有一些其他工作，“他們便不會(huì)變得如此消極。他們會(huì)為未按時(shí)完成任務(wù)尋找借口：‘我還有另外10件事要做呢。’這樣可以減輕他們的壓力，使他們更容易完成任務(wù)。”
該項(xiàng)研究對一款生產(chǎn)效率應(yīng)用的586808個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)進(jìn)行了分析，連續(xù)兩周對250人進(jìn)行了現(xiàn)場研究，并進(jìn)行了兩次可控實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)，因此，可謂非常全面，并且產(chǎn)生了許多其他方面的見解。
首先，一個(gè)人不得不完成的絕對任務(wù)數(shù)量，并沒有他或她是否覺得自己非常忙碌那么重要。因此，史蒂芬表示，為了減少員工拖延的可能性，管理者可能需要在不實(shí)際增加工作量的前提下，增強(qiáng)員工的“忙碌感”。
他說道：“一種方法是將一個(gè)項(xiàng)目分成多個(gè)組成部分，分別設(shè)定單獨(dú)的最終期限，使員工感覺他們有10件工作要做，而不是一件。而且，許多人自己也會(huì)這么做，因?yàn)檫@會(huì)使一個(gè)任務(wù)看起來更易于管理。”
史蒂芬非常謹(jǐn)慎地指出，這項(xiàng)研究對“忙碌”的定義不同于多任務(wù)處理，后者通常會(huì)降低工作效率。他說道：“我們也不建議給一個(gè)人安排過多的工作量，因?yàn)樵谶@種情況，員工會(huì)驚慌失措，結(jié)果反而無法正常工作。但也要克服減輕員工工作量的誘惑，尤其是對于拖延癥患者。因?yàn)檫@樣做毫無幫助。”
每一個(gè)團(tuán)隊(duì)都有自己的團(tuán)隊(duì)文化和獨(dú)特的管理風(fēng)格，要制定適合自己團(tuán)隊(duì)的改革方案，培養(yǎng)員工緊迫感，才能事半功倍。
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