1. 總則
1.1 為規(guī)范集團(tuán)公司的文件管理，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，確保集團(tuán)公司文件收發(fā)及傳遞的嚴(yán)肅、及時(shí)、有效，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定本規(guī)定。
1.2 本規(guī)定適用于集團(tuán)公司及下屬各公司，下屬各公司可參照本規(guī)定制定細(xì)則辦法。
2．管理職責(zé)
2.1 集團(tuán)公司各類文件由行政部歸口管理。
2.2 文件管理范圍：公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、函電、資料，上級(jí)來(lái)函、來(lái)電、來(lái)文，同級(jí)來(lái)函、來(lái)電、來(lái)文。
2.3 文件管理內(nèi)容：收文、發(fā)文、登記、分轉(zhuǎn)、傳閱、催辦等。
3．收文的管理
3.1 文件的簽收
3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件（除集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由前臺(tái)登記簽收后交行政部機(jī)要員拆封。在簽收和拆封時(shí)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于封口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2 文件的編號(hào)保管
3.2.1 行政部機(jī)要員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上《文件會(huì)簽單》進(jìn)行傳閱，并分類登記編號(hào)、保管。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件須由公司承辦或歸檔的，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政部辦理正常手續(xù)。
3.2.2 集團(tuán)公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交行政部機(jī)要員，按3.2.1辦法進(jìn)行處理，不得個(gè)人保存。
3.3 文件的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡是正式文件均需由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要員送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分轉(zhuǎn)承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等，由行政部機(jī)要員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回住處或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的“批示或擬辦意見(jiàn)”，行政部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后，應(yīng)送交行政部機(jī)要員，切忌橫傳。
3.4.5 行政部機(jī)要員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政部同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
4．發(fā)文管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 集團(tuán)公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于行政部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 集團(tuán)各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)按正常發(fā)文程序，并將文件底稿交行政部審核。
4.1.3 涉及兩個(gè)以上集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)，發(fā)文應(yīng)報(bào)備總裁。
4.2．公文種類：
4.2.1 決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；
4.2.2 通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；
4.2.3 通知：批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的文件；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；員工職務(wù)任免和聘用等相關(guān)事宜；
4.2.4 通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者其它情況；
4.2.5 報(bào)告：向上級(jí)有關(guān)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的詢問(wèn)；
4.2.6 請(qǐng)示：向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)審核；
4.2.7 批復(fù)：答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)；
4.2.8 函：同級(jí)或不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等；
4.2.9 會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
4.3．公文格式
4.3.1 公文一般由發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、標(biāo)題主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄送單位等部分組成。
4.3.2 發(fā)文字號(hào)：包括單位代字、年份、序號(hào)。凡以“集團(tuán)公司”名義制發(fā)的文件，其發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一由行政部按業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以“XXX(201X)X字X號(hào)”發(fā)文（從01開(kāi)始編）。
各業(yè)務(wù)分類代字如下：
行政綜合類——辦 人力資源類——人
財(cái) 務(wù) 類——財(cái) 項(xiàng) 目 類——地
投 資 類——投 商貿(mào)國(guó)貿(mào)類——商
4.3.3 緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。
4.3.4 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明文件種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
4.3.5 文件如有附件，應(yīng)當(dāng)附在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
4.3.6 文件除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋公章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。
4.3.7 成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
4.3.8 文字從左至右橫寫、橫排，使用簡(jiǎn)體字。
4.3.9 文件用紙統(tǒng)一采用A4型。
4.4 行文規(guī)則
4.4.1 各單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，其中：
4.4.1.1 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，切勿多頭主送。如需同時(shí)送其它單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。
4.4.1.2 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
4.4.2 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。
4.4.3 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
4.4.3.1 情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書(shū)寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
4.4.3.2 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
4.4.3.3 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1”，第四層為“⑴”，第五層為“①”。
4.4.3.4 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。
4.4.3.5 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.5 行文范圍
4.5.1 凡是以集團(tuán)公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.5.2 集團(tuán)公司下發(fā)文件主要用于：
4.5.2.1 公布集團(tuán)公司規(guī)章制度；
4.5.2.2 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的集團(tuán)公司文件；
4.5.2.3 公布集團(tuán)公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
4.5.2.4 公布集團(tuán)公司有關(guān)重要工作的決定；
4.5.2.5 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
4.5.2.6 其他有關(guān)集團(tuán)公司的重大事項(xiàng)。
4.5.3 集團(tuán)公司上行文、外發(fā)文主要用于：
4.5.3.1 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
4.5.3.2 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司投資開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.6 行文程序
4.6.1 凡以“集團(tuán)公司”名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關(guān)部門草擬，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（如與其它部門業(yè)務(wù)有關(guān)，還要進(jìn)行會(huì)簽），交行政部復(fù)核、編號(hào)、制文，呈總裁或被授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4.6.2 行政部認(rèn)真審核正文電子檔，區(qū)分發(fā)文字號(hào)、主送抄送單位，并把握好發(fā)文正文一件事項(xiàng)（規(guī)定）一篇發(fā)文的原則性，形成正式的發(fā)文稿后，蓋章，并按主送與抄送要求及時(shí)做好發(fā)送工作。
經(jīng)簽發(fā)的文件，由行政部蓋公章，進(jìn)行登記，據(jù)以分發(fā)，并正文存檔。
4.6.3 對(duì)下屬公司上傳的各類請(qǐng)示類文件，按審簽流程經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由主辦部門根據(jù)審批意見(jiàn)擬定回復(fù)函，可以“XXX［20XX］復(fù)（X）字XX號(hào)” 制發(fā)（其中代字按4.3.2執(zhí)行）。
集團(tuán)主辦部門將會(huì)簽意見(jiàn)、回復(fù)函正式稿報(bào)送至集團(tuán)公司行政部，經(jīng)集團(tuán)公司行政部審核無(wú)誤蓋章后，由集團(tuán)主辦部門及時(shí)作好主送與抄送工作。
4.6.4 集團(tuán)各部門因工作需要與其他職能部門、下屬公司書(shū)面聯(lián)系，達(dá)成工作事項(xiàng)，以提高工作效率的，由主辦部門擬定聯(lián)系函，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后再自行下發(fā)。
4.6.5 審批文件，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫上姓名和審批時(shí)間。其它人傳閱、會(huì)稿簽名閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。
4.6.6 傳遞保密公文，必須采取專制措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸保密文件，必須采用加密裝置。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
4.6.6 以公司名義簽發(fā)的事務(wù)性文件，由負(fù)責(zé)部門起草，集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總裁批準(zhǔn)后簽發(fā)。
4.6.7 以部門名義簽發(fā)的文件通常以函的形式由各相關(guān)部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后簽發(fā)，并向總裁報(bào)備。
4.6.8 集團(tuán)公司所有對(duì)外行文必須采用集團(tuán)VIS標(biāo)準(zhǔn)版式，文字材料、報(bào)表等須另外加設(shè)封面，并在顯著位置設(shè)置集團(tuán)標(biāo)識(shí)。
4.6.9 在集團(tuán)公司日常經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管部門書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.6.10 凡各部門如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.6.11 各部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用公司名義發(fā)文。
5． 文件立卷、歸檔和銷毀
5.1 文件辦完后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將文件正本和有關(guān)材料整理立卷。參按《檔案管理制度》執(zhí)行。
5.2 各部門對(duì)本機(jī)構(gòu)發(fā)出或簽收的各類文件要有專人負(fù)責(zé)，實(shí)施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時(shí)銷毀的原則。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件。
5.3 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
6．附則
6.1 本規(guī)定由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
6.2 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
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