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企業首腦或部門管理人員與部下的談話主要分四種功能。
監督功能——籍以獲取管理工作進展的詳情，監督各部門執行領導決定；
參與功能——借此研究執行決定過程中發生的問題，探討和尋求解決辦法，使領導由“觀察”地位進入參與地位；
傳遞功能——從中傳遞上級指示或本人決定，
激勵功能——由此接觸工作人員，了解他們本身的各種心理品質，做到知人知心，適時激發下屬的工作熱情。
談話，既是一種信息交流，又是一種人際間的接觸，因而它必然帶有人所特有的情感色彩。這種情感色彩同信息內容交互作用，使談話變的微妙而富有藝術性。那么，一個領導人員應如何同他的部下談話呢？
1、要的是激發部下的談話欲望
談話是領導和部下的雙邊活動，部下若無講話的愿望，談話不免要陷入僵局。因此領導首先應具有細膩的情感、分寸感、注意說話的態度、方式以至語音、語調、旨在激發部下講話的愿望，使談話在感情交流的過程中完成信息交流的任務。
2、重要的是啟發部下講真情實話
談話所要得到的是真實的情況。但是，有的部下出于某種動機，談話時弄虛作假，見風使舵；有的則有所顧忌，言不由衷。這都使談話失去意義。為此，領導一定要克服專制、蠻橫的作風，代之以坦率、誠懇、求實的態度，并且盡可能讓對方在談話過程中了解到自己所感興趣的真實情況，并不是奉承、文飾的話、消除對方的顧慮或各種迎合心理。
3、抓住主要問題是關鍵
談話必須突出重點，扼要緊湊。
4、表達對談話的興趣和熱情
正因為談話是雙邊活動，一方對另一方的講述予以積極、適當的回饋，使談話者更津津樂道，從而使談話愈加融洽、深入。
5、評論要把握分寸
在聽取部下講述時，領導不應該發表評論性意見。
6、克制自己，避免沖動
部下在反映情況時，常會忽然批評、抱怨起某些事情，而這在客觀上由正是在指責領導自己。
7、善于把握談話節奏
部下在講述時停頓，有兩種情況。須分別對待。第一種停頓是故意的，它是部下為檢查一下領導對他講話的反映、印象、引起領導做出評論而做的。這時，領導有必要給予一般性的插話，一激勵他進一步講述。第二種停頓是思維突然中斷引起的，這時領導最好采用“反響提問法”來接通原來的思路。其方法就是用提問的形式重復部下剛才講的話。
8、要注意“第一印象”
所謂最初效應就是通常所說的“先入為主”。這種最初效應往往很長時間地影響一個人的認識，企業領導應高度注意這種效應，應掌握“造成初次印象”的能力，因此，領導在談話中要持客觀的、批判性的態度，時刻警覺，善于把做給人看的東西，從真實情形中區分出來。
9、一切談話機會都別輕易防過
談話分正式和非正式兩種形式，前者在工作時間內進行，后者在業余時間內進行。作為領導也不應放棄非正式談話的機會，在毫無戒備的心理狀態下，哪怕是片言只語，有時也會獲得意想不到的信息。