作者：焦智 來源：中國管理傳播網
摘要：當今世界是一個無限競爭的世界，又是一個講究合作互利的時代，無論是強弱之間，供求之間以及跨國企業之間，在競爭中發展，在合作中互利成為合作雙方追求的唯一目標。本文主要論述在現代企業采購過程中供應商管理在采購過程中的重要作用以及怎樣建立科學的供應商開發流程、如何建立與維護企業和供應商之間的合作關系，供應商管理不僅要求在開發前供求雙方要充分了解，更要在后續的關系維護中針對自己的企業特征和具體問題，制定一套合理的評價供應商的指標，在公平合理、互惠合作的基礎上和供應商共同達到雙贏的目的。
一．進行供應商管理的原因分析
供應商是指可以為企業生產提供原材料，工程設備、服務以及企業一切其他資源的單位，企業要維持正常的生產運營就必須有自己的合格供應商給自己提供各方面的需求資源，所以供應商的物質供應能力以及服務對一個企業的生存發展至關重要，供應商既可以是生產企業，也可以是流通企業。供應商的管理是指對于供應商的開發、了解、選擇以及使用等綜合性工作的總稱，是企業對資源來源的控制和管理，是企業保證為生產提供可靠資源的根本。
當前，無論在生產型企業還是在流通型企業中，傳統采購和戰略采購總是相輔相成，缺一不可。相對于生產型企業來說，傳統采購主要是每個月的月末或者月初對本單位下個月的資材需求進行分析和申報計劃，然后匯總整理后制定出統一的采購計劃統計表并于當月或者下月執行實施的過程，采購回來的物質存放于企業的倉庫中以備下月各部門的領取，這種采購以采購申請為依據，以填充庫存為目的，管理較為簡單；而戰略性采購則是主要依據本單位的生產計劃以及資材結構表和當月庫存量，逐月逐步導出下月的資材需求狀況，并且以此進行供應商選擇和開發，價格談判以及交貨控制，售后服務等一系列過程，較之傳統采購更加完善和科學，戰略采購已經成為現代企業采購的主導方式。
無論在傳統采購還是企業戰略采購中，供應商的開發和管理都至關重要，在整個采購流程中都起著核心的作用。供應商的評估以及管理的好壞直接關系到采購部門的工作業績。一般來說，供應商開發和管理過程包括：資源市場分析，產品市場競爭力分析，供應商開發以及供應商業績評估，供應商談判以及其他條款的完成等，每一道程序都環環相扣，每一個環節的疏忽都會直接影響采購成敗與否。
二．供應商開發流程簡析
（一）在對供應商開發的流程中，首當其沖的是對資源市場進行競爭性分析，通過相關資料查出近幾年（一般是十年）該資源的市場需求數據，運用統計分析得出近幾年的同比或環比系數以便對資源市場有較為充分的了解，知道目前市場的供求關系以及未來的發展趨勢，對于該資源的市場競爭能力以及現有供應商要有充分的了解，對潛在供應商的市場位置以及產品的市場占有率有所認識。
（二）對產品進行歸類管理，將主生產物料和輔助生產物料按照采購金額的比重以及對自身產品的關系緊密程度和重要程度進行ABC分類，對于主要資材我們要和供應商建立嚴密的關系，對于輔助資材我們和供應商沒有必要建立很密切的關系。甚至不必要建立固定的關系
（三）深入開發了解潛在供應商。經過對市場的仔細分析，你可以通過各種公開信息和公開的渠道得到供應商的聯系方式。這些渠道包括供應商的主動問詢和介紹，專業媒體廣告，互聯網搜索等方式。
在這個步驟中，最重要的是對供應商做出初步的篩選。建議使用統一標準的供應商情況登記表，來管理供應商提供的信息。這些信息應包括：供應商的注冊地、注冊資金、主要股東結構、生產場地、設備、人員、主要產品、主要客戶、生產能力等。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應的穩定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在這些供應商中，剔除明顯不適合進一步合作的供應商后，就能得出一個供應商考察名錄。
接著，要安排對供應商的實地考察，這一步驟至關重要。必要時在審核團隊方面，可以邀請質量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會帶來專業的知識與經驗，共同審核的經歷也會有助于公司內部的溝通和協調。
在實地考察中，應該使用統一的評分卡進行評估，并著重對其管理體系進行審核，如作業指導書等文件，質量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。比較重要的有以下項目：
a、合同的完備性和合理性，要求銷售部門對每個合同評估，并確認是否可按時完成。
b、建立客戶明細單，要求建立合格供應商名錄，并要有有效的控制程序。
c、人力資源培訓機制，對關鍵崗位人員有完善的培訓考核制度，并有詳細的記錄。
d、設備的維護和保養，對設備的維護調整，有完善的控制制度，并有完整記錄。
f、計量工具管理，儀器的計量要有完整的傳遞體系，這是非常重要的。
在考察中要及時與團隊成員溝通，在結束會議中，總結供應商的優點和不足之處，并聽取供應商的解釋。如果供應商有改進意向，可要求供應商提供改進措施報告，做進一步評估。
在供應商審核完成后，對合格供應商發出詢價文件，一般包括圖紙和規格、樣品、數量、大致采購周期、要求交付日期等細節，并要求供應商在指定的日期內完成報價。在收到報價后，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。
（四）建立科學的供應商考核體系以及與供應商進行價格談判。通過我們對潛在供應商的實地考察和深入了解之后，我們可以按照我們事前建立的供應商考評體系對其進行考核，對與不符合我們考核標準的供應商可以進行淘汰，對于符合我們的考核標準，滿足我們需求的供應商我們可以決定繼續談判，期待最終和供應商建立穩定的友好合作關系以保證生產的正常運營。
確定滿足考評的潛在供應商后，我們可以進行最后的環節即報價和價格談判以最終確定合格供應商。供應商的報價中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應商提供產品結果表以及價格構成表，要求其列出原材料成本、人工、管理費用以及其他等，并將利潤率明示。比較不同供應商的報價，你會對其合理性有初步的了解。
在價格談判之前，一定要有充分的準備，設定合理的目標價格。對小批量產品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應能力；對流水線、連續生產的產品，核心是價格。但一定要保證供應商有合理的利潤空間。
同時，價格談判是一個持續的過程，每個供應商都有其對應的學習曲線，在供貨一段時間后，其成本會持續下降。與表現優秀的供應商達成策略聯盟，促進供應商提出改進方案，以最大限度節約成本。
實際上，每個供應商都是所在領域的專家，多聽取供應商的建議往往會有意外的收獲。曾有供應商主動推薦替代的原材料，如用日本的鋼材代替瑞士的產品，其成本節約高達50%，而且性能完全滿足要求，這是單純依靠談判所無法達到的降價幅度。通過策略聯盟，參與設計，供應商可以有效幫助我們降低成本。通過最終的價格談判以及綜合考慮后，我們便可以最終選擇合格供應商進行后續合作。
（五）供應商激勵和控制。對于我們的供應商我們就一次性的對其進行考評，在后續的合作過程中，我們可以分階段的建立供應商激勵體系，對于可持續合作的供應商我們對其進行嘉獎和在一定程度上給予優惠政策，對于不可持續的供應商我們可以對其進行鼓勵以及提供幫助，最終和供應商建立友好合作，雙贏互利的良好關系。
三．供應商管理淺析
(本人所在單位為某韓國SMT株式會社，主要為LGphlipsLCD提供線路印刷板加工生產，所屬部門為資材管理部，主要對我司生產加工所需求的電子元器件諸如：電容、電阻、集成電路等)進行國際間的采購。我們的供應商遍及整個東南亞，包含：韓國，日本、香港、臺灣、新加坡以及菲利賓、馬來西亞等國。我們對供應商開發和管理的基本準則是了解、質量、成本、交貨以及服務這五點共用的原則。
1.我們認為對供應商深入實際的了解是我們和供應商建立良好關系的的首要因素。在供應商開發前期，我們可以對供應商進行分階段調查和分析，對供應商的基本情況了解主要基于供應商的名稱、地址、生產能力、供貨能力以及價格、質量、市場占有率以及運輸條件和能力等有一個基本的了解。其次是對供應商進行較為詳細的實地調查，包含供應商的生產設備的先進程度以及生產潛能，科學的管理水平以及技術人員變動情況，訂單完成率評價等。對于主要資材的供應商關系，無論是國內還是國外，我們都要求每月至少一次拜訪我司，對于他們目前的基本情況以及今后的發展動態有所了解，對于以后的生產潛能預測，這樣可以讓我們和供應商建立在互相了解和互相信任的基礎上知己知彼，以便更好的保證生產計劃的完成。
2.質量準則是重中之重，是我們開發供應商所考慮的的重要因素。我們首先要對供應商的質量體系進行審查，品質方面重點考察供應商是否具備企業所需產品的設備以及工藝能力，是否符合國際質量認證體系的要求以及環境體系的要求，是否有行業內最高權威部門的檢測報告以及產品分析書，是否有強大的質量過程控制系統以及糾正能力，所有這些都是我們在質量管理方面所要考慮的第一因素。對于要求比較嚴格的物料，我們都要要求供應商提供檢測報告，權威檢測機關為第三方檢測機構，必須是目前國際上最為權威的檢測機構檢測的分析書，對于電子類元器件來說，目前由SGS的rohn報告最為權威，SGS是SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.的簡稱，譯為“通用公證行”，它創建于1887年，是目前世界上最大、資格最老的民間第三方從事產品質量控制和技術鑒定的跨國公司。總部設在日內瓦,在世界各地沒有251家分支機構，256個專業實驗室和27000名專業技術人員，在142個國家開展產品質檢、監控和保證活動。其他的物料可以進行相應的檢測機構進行檢測，所有產品必須滿足國際通用標準或者國標的要求。每次出貨我們都要向供應商提供貴公司的產品出貨成績書，要求每批次貨物必須有內部檢測分析合格書來證明次產品的質量合格，然后我們自己的品質保障部門可以有針對性的對產品進行抽查，這樣可以最大限度的保證產品的質量合格，滿足我們的使用要求。
3.價格因素是我們考慮的第二因素，我們會通過價值工程的方法對我們采購的產品所涉及的元素進行成本分析，包含基本成本、加工費用以及管理成本、運輸費用以及其他費用等綜合考慮，最后在我們核算最終價格的基礎上和供應商進行合理的談判，最終達到一個雙贏的結果實現成本控制的目的。
了解供應商的報價構成對我們談判很有好處：供應商的價格構成中主要包含物料成本、人力成本、加工成本和管理成本。供應商的利潤是直接影響供應商報價的主要因素，生產成本主要是原材料以及加工費以及間接分攤的費用，同時現有資源市場的競爭程度以及市場占有份額是供應商報價必須考慮的又一重要因素，市場競爭程度直接影響供應商的進入與否，當然，影響供應商報價的其他因素還是很多的，而且是隨著時間的變化而變化的，所以作為采購專家我們應該時刻關注市場波動，關注市場行情。
4.出貨因素是我們考慮的第三因素，也是我們考慮的重點因素。對于供應商的出貨能力，我們會考慮供應商是否具備足夠的生產能力，配套的人力資源以及物流隊伍，在運輸方面是外包還是自己運輸，有沒有自己的報關單位或者委托報關公司，報關流程以及最后的送貨條件等，企業是否具備擴大生產能力的潛能等。供應商的出貨的時間控制也是我們內部控制庫存的主要因素，有些急料我們必須和供應商說明確的交貨時間以便滿足我們的生產供求，我們目前的庫存控制是建立在嚴格控制供應商發貨的時間上面的，我們的采購單上面明確規定和要求供應商的交貨時間和日期，供應商必須按照我們的要求準時足量的給我們安排出貨，或者空運或者海運，對于一些重要的資材，我們還要和供應商確定提前送貨或者追加訂單的交貨等，在這種情況下，要求我們必須密切關注我們的生產計劃和庫存現量，根據生產計劃和庫存以及日用量，計算下一日的資材需求總量以及時通知我們的供應商，這樣供應商的倉庫成為我們臨時倉庫，以最大限度的減少庫存數量和降低資金周轉率。當然其中出現最大的問題是臨時缺貨，因此我們必須做好對于A類物質的入庫計劃和庫存控制，可以提前或者建立這些物質的安全庫存進行備貨以備不測，對于其他的物料則進行交期控制即可。
5.最后我們就要考慮供應商的售后服務以及對供應商的綜合評估。對于供應商的評價和供應商的激勵機制不可分割，二者相輔相成，缺一不可。有了很好的供應商評價體系，就會對供應商達到一個很好的激勵效果，促進供應商合作的積極性和主動性。供應商評定不僅記是資材采購部門的事情，還要和生產部門、品質部門和財務部門等一起對供應商進行考核，對于不同的供應商利用統一的指標和評分標準進行評定，不同的部門先設定不同的評定項目和評定評分標準交與資材采購部門后，由資材采購部門負責統計整理出一套符合兼顧各部門的統一的評定標準，滿分為100分制，主要項目可以分為品質、交期、價格、服務以及其他項目
A、質量評定：產品質量是最為重要的因素，在開始運作的過程中，要嚴格加強對供應商的質量控制，對每批次的來料要逐一進行全檢或者抽檢，全檢對于數量很多的時候工作量很多而且會占用很多時間，所以我們一般情況下我們將采取抽檢的方式進行批次檢查。鑒于品質的重要性，把品質評定為45分，每月進行評定一次。計算公式為：進料批次合格率＝檢驗合格批數/月總交驗批數；退貨率＝月批次退貨量/月總交貨總量；分數＝45×進料批次合格率；很顯然，進料合格率越高，得分越高，進料合格率月底，相應的得分就越低。
B、交貨評定：交貨期是考核供應商物流供貨能力的一個重要的指標和控制庫存的一個重要因素。及時準確的交貨不僅可以及時滿足我們的生產計劃，一定程度上還可以減少我們的庫存壓力和提高資金周轉率，這個指標主要由采購部門和倉庫部門進行控制和考核，方式如下：a、交貨完成率＝到期應交貨數量/當月訂單數量；分數規定為20分，該項考核得分＝20×交貨完成率，可見，按照我們的訂單要求準時交貨是提高該項得分的重要因素，如果訂單交期延誤或者不交，不僅僅是會影響當月的考核分數，還會以累計的方式影響以后每月的得分，可謂得不償失。
C、價格評定：價格是影響供應商參與競爭的重要因素，采購部門必須給自己的采購資材制定合理的價格考核機制，供應商提供的價格水平，可以和市場時候同類產品的價格進行相應的比較，從而制定出比較合理的價格指標，該項考核分數為10分，考核類別為：價格公平合理，報價快捷（10分）；價格合理但報價緩慢滯后（8分），價格稍高，但是報價滯后（3分）；價格不合理或者報價很滯后（0分）。以上方式可以通過部門頭腦風暴法進行討論最終確定。
D、服務評定：對供應商服務的考察主要是看供應商的配合程度，在和供應商的相處過程中市場會出現非人為因素的影響而必須對計劃進行調整的情況，這種情況往往對于我們需求方來說是個很難控制的事情，這時候更需要的是供應商來改變不利的情況，及時的扭轉現狀，這樣會對我們很有利。因此對供應商的配合程度考核主要的也是靠我們的主觀因素來決定，具體指標和得分為：出現問題積極配合和承擔由此造成的損失（10分）；不想配合和辯解（5分）；抱怨問題的存在和對問題視而不見（0分）。
E、評定等級：供應商評定的等級劃分如下：平均分得分90－100為A類；得分80－90分的為B級；得分70－80的為C級；得分70一下的為D級，對于不同的評定等級我們要配套相應的激勵機制對好的供應商進行獎勵，對不好的給予相應的懲罰。
F、評定處理：通過以上不同指標對供應商進行考核后，我們就要對考核的結果進行處理，從而給供應商警鐘長鳴的作用，只有這樣我們才能激發供應商各方面的潛能更好的為我們服務。對于A類的供應商，我們將進一步和供應商建立友好合作的良好關系，進一步的增加我們的訂單數量和金額，在付款和檢驗的時候給予優惠獎勵，在一些共用的資材采購訂單上給予更多的傾向；在B類供應商方面，我們將發建議書建議供應商就不足的方面進行改善，如果供應商可以認識到自己的不足和有待改善的地方，我們將進一步把其納入良好供應商的名單上，逐步和其建立親密的合作關系。在C/D兩類供應商方面，我們將發把有進一步合作潛能的供應商進行品質、采購、人員等方面給予必要的幫助和使其改善，對于不配合的供應商進行淘汰，讓其失去競爭地位。對于被淘汰的供應商如果想再次合作則需一切從頭開始。
總之：雙贏是我們建立良好供應商關系的前提，科學的供應商開發流程是供應商管理的基礎，合理的供應商考核體系是供應商管理的保障，只要我們本著友好的態度和運用科學的管理方式，我們一定可以和供應商建立起良好的供求關系，從而達到雙贏的效果。
參考文獻：
1、《采購作業管理》羅偉釗廣東省出版社
2、《國際采購實務》劉華中國物質出版社
3、《跨國公司采購管理》原義軍大連理工大學出版社
4、《國際貨物貿易實務》劉靜華對外經濟貿易大學出版社 |
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