很多企業(yè)的老總常常會遇到很多關(guān)于分支機構(gòu)財務(wù)問題的尷尬：某某分公司庫存和財務(wù)不符；某某分公司經(jīng)理攜貨款××潛逃；經(jīng)查某某辦事處促銷員的工資一直不是按照公司標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的；某某辦事處的陳列獎金沒有足額到位，但公司財務(wù)已經(jīng)給予核銷和劃撥；某大區(qū)辦公室離職人員的欠款一直沒有徹底解決。等等諸如此類的問題一直使營銷老總和總經(jīng)理即生氣又很困惑，頒布的法令也沒有徹底的解決問題。在此根據(jù)我多年既做過駐外主管、駐外經(jīng)理也做過銷售經(jīng)理的營銷經(jīng)驗，來探討一下這個這個在營銷管理和公司發(fā)展大計上很嚴(yán)肅的話題，以期找到解決問題的方案或途徑。
一：為何組建駐外分支機構(gòu)
由于銷售拓展的客觀需求以及財務(wù)、倉儲的便利性需求，組建區(qū)域市場的所在地的分支機構(gòu)成為了企業(yè)水到渠成的選擇。所有駐外分支機構(gòu)的工作都是圍繞銷售展開的，因此無論是分支機構(gòu)選址、人員編制、戰(zhàn)略目標(biāo)、財務(wù)流程還是倉儲運輸都要服務(wù)于銷售這個核心，并把創(chuàng)造價值和利潤作為分支機構(gòu)生存之根本。因此在反映分支機構(gòu)的業(yè)績和支出的財務(wù)系統(tǒng)上，一定要服務(wù)于銷售，并有自身系統(tǒng)的獨立性。
二：過目一下分支機構(gòu)財務(wù)的功能和流程
分支機構(gòu)一般是以大區(qū)辦公室、分公司或是辦事處這三種方式存在的。一般大區(qū)辦公室下轄分公司和辦事處。分公司有獨立的財務(wù)系統(tǒng)和流程，有正規(guī)的財務(wù)職權(quán)和規(guī)章，并有倉儲運輸系統(tǒng)協(xié)同作戰(zhàn)，一般日常工作有回收貨款，提供燃料經(jīng)費、人員開資、業(yè)務(wù)經(jīng)費的核銷、返點的發(fā)放、提供財務(wù)票據(jù)、收取道具押金、扣除分公司人員的罰款等等。辦事處一般財務(wù)只負責(zé)簡單的貨款回收和人員薪水發(fā)放，以扶植經(jīng)銷商銷售為主，很少有倉儲和運輸系統(tǒng)，有私自設(shè)立該系統(tǒng)逃避稅收的不在我討論的范圍之內(nèi)。由于業(yè)務(wù)簡單往往財務(wù)和出納一人兼職，隨機性很強。
三：弊端和漏洞如何形成的
我們在開篇羅列的現(xiàn)象僅僅是冰山的一角，更多的觸目驚心的案例和現(xiàn)象都沒有一一列舉。羅列更多的現(xiàn)象只能讓管理者們更加憂心自己的財務(wù)系統(tǒng)，在此我們分析一下漏洞和弊端是如何形成的，只要診斷出病癥，才能對癥下藥，才有根治的可能。
1.一般企業(yè)為了更好的服務(wù)于公司，基本上是分支機構(gòu)的財務(wù)受分支機構(gòu)經(jīng)理管轄，甚至掛銷售的編制，脫離了公司的財務(wù)體系，使得財務(wù)的制約功能很難真正的發(fā)揮出來。很多企業(yè)也嘗試過建立各司其職的財務(wù)和營銷體系，在分支機構(gòu)和睦相處，互相促進。但大多是互相抱怨，財務(wù)抱怨銷售特例太多，很多票據(jù)以及手續(xù)不符合財務(wù)規(guī)章；銷售投訴財務(wù)不會變通，不了解銷售，制度僵硬，導(dǎo)致很多商機流失。于是更多的企業(yè)屈服了銷售的壓力，給了駐外經(jīng)理更多的職權(quán)。因為駐外機構(gòu)本身就是為了更好的銷售，這在一定程度上埋下了銷售不遵守財務(wù)流程，甚至暗箱操作的禍根。
2.財務(wù)人員不懂銷售，很多制度出臺的生硬缺少變通，在一定程度上負面影響以及特殊處理事件的增多會導(dǎo)致財務(wù)制度成為一紙空文。比如借款制度和回款制度，如果規(guī)定每月借款不得超過5萬元，但當(dāng)月分公司搞了大型的促銷活動，不能特通處理，會導(dǎo)致促銷中斷或是挪用其他的款項。規(guī)范財務(wù)流程從源頭上需要財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)合銷售系統(tǒng)出臺一套務(wù)實高效可行性強的財務(wù)規(guī)章制度，并力求全面靈活，闡述清晰，防止擦邊球的出現(xiàn)，以適應(yīng)現(xiàn)代市場的激烈競爭。
3.分支機構(gòu)的經(jīng)理職權(quán)過大，掌握著巨大的營銷資源，使得駐地財務(wù)往往監(jiān)控起來十分困難。很多區(qū)域經(jīng)理往往主管幾個省的銷售，大大小小的市場幾十個，市場發(fā)展的程度不通，所需的政策和方案都不通，力度大小都有差別，各種返點、促銷、DSR、搭贈、品嘗、破損等等，因此財務(wù)往往很難分清真?zhèn)危溆譀]有一套強大的監(jiān)督體系。所有這一切既考驗著區(qū)域經(jīng)理對基層主管的工作監(jiān)督質(zhì)量，其經(jīng)驗和敬業(yè)程度是關(guān)鍵；也考驗著區(qū)域經(jīng)理的品德和素質(zhì)，特別是在金錢面前的原則。
4.財務(wù)功能與銷售系統(tǒng)互相包庇，被邊緣化的財務(wù)與銷售一起蒙蔽公司財務(wù)系統(tǒng)。很多企業(yè)的駐外經(jīng)理一旦在財務(wù)上被查出腐敗現(xiàn)象，往往牽出財務(wù)一同下水，特別是分公司的財務(wù)體系，不管是底薪加平均提成系數(shù)還是固定薪水，都比銷售人員開的要少些，這幾乎是個通病。是行業(yè)結(jié)構(gòu)不同造成的，越是成熟的市場差別越大。因此不平衡感和對金錢的追逐很容易使天高皇帝遠的駐外財務(wù)失去職業(yè)道德，一同陷入了不能自拔的漩渦。
5.粗放的營銷政策導(dǎo)致漏洞百出，不貪污就等于白白看著浪費；粗放的財務(wù)政策導(dǎo)致什么票據(jù)都能報銷。
一些消費品企業(yè)對市場的費用計算很是簡單容易操作，即嚴(yán)格按照百分之幾的比例，不夠不再追加，多銷多投。這樣導(dǎo)致區(qū)域銷售好的費用比較充足的區(qū)域經(jīng)理，開始琢磨著把前轉(zhuǎn)移到自己的賬戶上，因為市場的費用很富裕，投多了就浪費了，而其大的長遠的投入確是公司市場部的事情。于是漏洞總是會被找到或是創(chuàng)造出來。而不好的區(qū)域會失去良好的心態(tài)，琢磨把不該拿的錢先花著，于是導(dǎo)致很多花樣的財務(wù)弊端出現(xiàn)。企業(yè)的風(fēng)氣是潛移默化的，往往規(guī)范的會少有小的插曲，不規(guī)范甚至個個酒里都攙水，哪個都有毛病。
不規(guī)范的操作就會有很多不符合制度要求的造假行為出現(xiàn)，但粗獷的財務(wù)體系往往控制總額，對細小的環(huán)節(jié)往往不是很留意，聽到有的駐外主管說過酒話：“我把煤氣票子貼上了，財務(wù)都給報了，以后還有貼上喝茶的發(fā)票啊”，聽了讓人為之震撼。
四：治標(biāo)治本的幾劑良方
上一環(huán)節(jié)我們探討了駐外機構(gòu)財務(wù)出現(xiàn)漏洞的原因和表相，盡管可能掛一漏萬，并不全面。但其實質(zhì)是相同的，就是營銷和財務(wù)都沒有發(fā)揮好各自的管理功能，包括制度的制定、實施、監(jiān)督、管理、再修訂、溝通協(xié)調(diào)等一系列的工作都沒有做到位。因此我們的提出的醫(yī)治良方可能不能具體的開出是用紅花、天麻還是用陳皮、獨活等藥材，只能給出藥的風(fēng)格，是祛風(fēng)除濕或是清熱解毒。具體病癥的根治還要企業(yè)自己的管理者根據(jù)病癥下好自己的藥方。
1.健全可執(zhí)行的財務(wù)體系是企業(yè)壯大的根本保證，也是企業(yè)在具有良好核心競爭力的情況下能快速發(fā)展的充分必要條件之一。
因此需要一個凝聚了營銷和財務(wù)共同心智的財務(wù)制度，即符合財務(wù)的科學(xué)操作規(guī)范和流程，也符合銷售高效復(fù)雜的市場工作規(guī)律，還要有一定的靈活性。這個財務(wù)制度一定要體現(xiàn)分支機構(gòu)的財務(wù)特點，把工作和監(jiān)督管理結(jié)合起來。
2.對銷售的財務(wù)政策要不折不扣的執(zhí)行，不能隨意變通和更改，領(lǐng)導(dǎo)也不能擅用權(quán)威使制度變成了擺設(shè)。只有嚴(yán)格的執(zhí)行才能使各種監(jiān)督和制約發(fā)揮作用，才能使投機者畏難而謹慎行事。
3.做好駐外財務(wù)和銷售的定位和協(xié)調(diào)工作，各司其職，互為一體，互相促進，又都有其獨立的組織性。分公司的財務(wù)要受公司財務(wù)系統(tǒng)的縱向領(lǐng)導(dǎo)，向其負責(zé)和匯報工作，同時做好銷售的服務(wù)和監(jiān)督工作，包括支付和匯總的功能。銷售要充分配合財務(wù)的工作，按照財務(wù)的流程和制度開展工作，不能輕易逾越制度的約束。
4.建立嚴(yán)謹?shù)呢攧?wù)監(jiān)督體系和核查機制，并組織實施。
包括財務(wù)和銷售本身要有自己的監(jiān)督管理辦法，如財務(wù)縱向賬目的檢查，現(xiàn)金與市場費用是否有市場部的檢查和確認等等；銷售的庫房盤點、費用的花銷，票據(jù)的真?zhèn)蔚鹊取Ｒ坏┌l(fā)現(xiàn)問題，立查到底，決不手軟。很多企業(yè)就是因為財務(wù)危機最終導(dǎo)致落敗破產(chǎn)的，巨人大廈的隕落也是與財務(wù)制度不健全有著很大的關(guān)系。企業(yè)應(yīng)該對駐外營銷員工有借款制度、核銷體系、不同級別的信用額度、預(yù)警機制、貨款回流制度等等。比如外企對駐外機構(gòu)借款有很多詳細的制度約束，對借款人、用途、數(shù)額、審批、核銷等方方面面均有嚴(yán)格的要求，并執(zhí)行財務(wù)追蹤和責(zé)任倒查制度，一連串的周密的財務(wù)體系使得其財務(wù)上很少有令人驚嘆的事件發(fā)生，分析起來并不足為奇。
5.珍惜名譽，企業(yè)辦事要講原則，防微杜漸，以一正百。
很多民營企業(yè)面對貪污腐敗、員工私拿貨款拒不上交或攜款私逃的事件時，企業(yè)常常采取息事寧人的態(tài)度，希望大事化小甚至忍氣吞聲不了了之，開除往往是最嚴(yán)厲的懲罰。雖然我們不提倡采取浪費人力物力的對簿公堂之做法，但姑息仁忍有時會給下一個心術(shù)不正者提供絕佳的參考案例。平時多組織法律講座，強化員工的法律意識；必要時拿起法律的武器捍衛(wèi)自己，可使員工在內(nèi)心深處形成企業(yè)不可侵犯的心理認同感，指導(dǎo)其行事的準(zhǔn)則和方向，也使想走捷徑或貪戀貨款者缺少投機的理論基礎(chǔ)。
以上我們探討了駐外機構(gòu)的職能以及漏洞的出現(xiàn)的原因，最后我們給出了改善問題的幾個藥方，希望發(fā)現(xiàn)或是置疑分支機構(gòu)有問題的企業(yè)老總能深思熟慮，深入一線營銷，熟悉一線銷售，及時發(fā)現(xiàn)問題并思考問題的根源，無所顧慮嚴(yán)懲不貸。同時出臺一個適合本企業(yè)的有創(chuàng)造性的規(guī)章制度和流程體系，使銷售和財務(wù)各司其職，用心工作，不誤入歧途，使企業(yè)在激烈的市場競爭中利于不敗之地。希望我簡單平實的分析和以點帶面論證能給為此困惑的老總一些靈感和裨益，那筆者真是榮幸之至。
（作者：馮啟） |
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