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1． 目的
集團(tuán)公司蘇州本部新建辦公大樓正式起用，為加強(qiáng)綜合辦公大樓規(guī)范管理，建立清潔、健康、文明、有序的工作環(huán)境，保證集團(tuán)公司蘇州本部的正常工作秩序，特制定本規(guī)定。
2． 公共管理
2.1  辦公大樓是集團(tuán)公司蘇州本部辦公的主要場(chǎng)所，主要提供綜合辦公、技術(shù)研究、檔案資料的存放、內(nèi)部會(huì)議和接待以及工作之余休息健身等，未經(jīng)允許任何部門和個(gè)人不準(zhǔn)改變其功能。
2.2  集團(tuán)公司所屬各部門（含研究院，以下統(tǒng)稱部門）所用辦公場(chǎng)所，由行政部統(tǒng)一安排使用，各部門之間不準(zhǔn)隨意調(diào)換或更改。所有工作人員要嚴(yán)格遵守大樓的各項(xiàng)管理規(guī)定，服從管理，自覺保持樓內(nèi)良好的工作秩序。
2.3  全體工作人員要文明辦公，儀容儀表整潔大方，不準(zhǔn)在大樓內(nèi)大聲喧嘩、嬉鬧。
2.4  節(jié)假日、夜間值班和加班人員必須執(zhí)行集團(tuán)公司蘇州本部對(duì)大樓總的開關(guān)門時(shí)間規(guī)定，未經(jīng)允許，任何人不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)逗留或留宿。
2.5  愛護(hù)公用設(shè)備。樓內(nèi)的各種公用物品及設(shè)施，不準(zhǔn)隨意挪動(dòng)、占用；嚴(yán)禁在室內(nèi)和樓道內(nèi)亂貼、亂寫、亂刻、亂掛、亂釘，嚴(yán)禁在樓道等公共區(qū)堆放器材、箱柜及其他雜物。
2.6  由行政部牽頭組織定期對(duì)各部門、各辦公室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生狀況、設(shè)備及設(shè)施使用情況進(jìn)行檢查，張榜公布，并與部門年度評(píng)優(yōu)掛鉤。
3．門禁與出入管理
3.1  所有入職工作人員，由行政部統(tǒng)一制發(fā)工作證，上下班一律憑證件出入辦公區(qū)，無證不準(zhǔn)入內(nèi)。
3.2  所有入職工作人員均登記領(lǐng)取一張門禁卡，并注意妥善使用與保管，如有遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)行政部處理。嚴(yán)禁將本人證卡借給他人使用。
3.3  工作人員上班時(shí)間公務(wù)外出的，應(yīng)填寫《公出申請(qǐng)單》經(jīng)本部門經(jīng)理簽字后，由行政部簽署，交保安查核。申請(qǐng)派車外出的可免填寫《公出申請(qǐng)單》，但駕私車外出的應(yīng)辦理《公出申請(qǐng)單》手續(xù)。
公務(wù)外出來不及趕回公司打卡的，及時(shí)于次日上午辦理《補(bǔ)卡單》手續(xù)。
3.4  工作人員如長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室或下班，應(yīng)及時(shí)關(guān)好門窗。
3.5  各樓層工作人員下班最后離開的，應(yīng)檢查關(guān)閉本樓層樓道消防門及感應(yīng)門。
3.6  各部門有加班的應(yīng)報(bào)備行政部；除各部門節(jié)假日及夜間值班、加班者，其他人員無故不準(zhǔn)在樓內(nèi)逗留或 留宿。
3.7  來訪人員需到保安處憑身份證或介紹信登記，或經(jīng)電話聯(lián)系允許后，持登記的出入證入內(nèi)。
3.8  進(jìn)入大樓的來訪人員，無相關(guān)部門（人員）陪同的，下班前必須離開大樓，不準(zhǔn)以任何理由在樓內(nèi)逗留。
3.9  下班及節(jié)假日，除有特殊要求外，外來人員一律禁止進(jìn)入公司。
3.10  進(jìn)入大樓人員要衣著整潔，保持良好的儀容儀表。赤膊、穿背心、穿拖鞋、衣冠不整者、醉酒者和攜帶寵物者，一律不準(zhǔn)進(jìn)入大樓。
3.11  凡攜帶公司物品離開大樓者，須由所在部門書面報(bào)行政部，由行政部復(fù)核登記并許可，否則，保安有權(quán)查扣物品。
3.12  嚴(yán)禁未成年人在公司內(nèi)、大樓內(nèi)玩耍；未經(jīng)許可上班時(shí)間禁止帶兒童進(jìn)入辦公區(qū)域。
3.13  下班后行政部安排人員檢查門禁關(guān)閉情況。
4． 會(huì)客與會(huì)客室的使用和管理
4.1  不在辦公室會(huì)客，一律安排在會(huì)客室、洽談室會(huì)客與商務(wù)洽談。
4.2  有預(yù)約來訪客人的，提前知會(huì)前臺(tái)，做好會(huì)客計(jì)劃登記（包括會(huì)客室或洽談室預(yù)約安排、歡迎字幕、參觀路線等）；預(yù)約來訪客人由前臺(tái)通知保安。
4.3  預(yù)約來訪客人到達(dá)，由保安通知前臺(tái)并作好來訪客人登記；前臺(tái)知會(huì)會(huì)客部門，并引導(dǎo)迎接到預(yù)定會(huì)客室（或洽談室），奉上茶水（會(huì)客期間前臺(tái)注意供應(yīng)茶水節(jié)奏），做好服務(wù)。
4.4  重要客人需使用貴賓室的，提前與行政部接洽安排。
4.5  如遇重大接待活動(dòng)，詳細(xì)接待計(jì)劃報(bào)備行政部，相關(guān)部門協(xié)同做好接待工作。
4.6  非預(yù)約來訪客人，保安先向相關(guān)部門詢問后，予以會(huì)客或禮貌謝絕。
4.7  各樓層茶水間配電熱水壺、茶杯、托盤，任何人不準(zhǔn)將相關(guān)物品挪作私用；同時(shí)供應(yīng)茶葉，消耗完畢由行政部前臺(tái)補(bǔ)充供應(yīng)。
5．會(huì)議室的使用與管理
5.1  會(huì)議室由行政部統(tǒng)籌安排，使用部門提前與行政部接洽安排。
5.2  公司定期會(huì)議的安排：集團(tuán)公司、各業(yè)務(wù)板塊月度例會(huì)（計(jì)劃與總結(jié)視頻會(huì)議）分別安排在二、三樓會(huì)議室。
5.3  會(huì)議期間，未發(fā)言時(shí)，無線麥克風(fēng)開關(guān)應(yīng)按到“O”檔（避免電池耗電）。
5.4  會(huì)議結(jié)束，應(yīng)關(guān)閉電視、電腦主機(jī)、無線麥克風(fēng)及發(fā)射器，關(guān)燈離開會(huì)議室。
5.5  會(huì)議結(jié)束，及時(shí)通知前臺(tái)。
6． 車輛管理
6.1  集團(tuán)公司所屬車輛、員工私車、來訪單位車輛分區(qū)按指定停車位停放，并服從保安人員的指揮和管理。
6.2  集團(tuán)下屬公司來訪車輛可以停放在司屬車位，但應(yīng)服從保安人員的指揮和管理。
6.3  司屬車輛由行政部統(tǒng)一管理及統(tǒng)籌調(diào)派。公務(wù)外出（含出差）需用車的部門（人員），填寫《派車申請(qǐng)單》經(jīng)本部門總經(jīng)理簽字（總經(jīng)理不在則部門經(jīng)理簽字），向行政部申請(qǐng)調(diào)派。
6.4  駕駛員憑行政部負(fù)責(zé)人或車管員簽署的《派車申請(qǐng)單》出車，并記錄出車?yán)锍虜?shù)；《派車申請(qǐng)單》交保安查驗(yàn)后放行。
6.5  下班后車輛統(tǒng)一回司停放，未經(jīng)許可，駕駛員不準(zhǔn)私自開回家或逗留在外。
6.6  司屬車輛統(tǒng)一辦理記名加油卡。
6.7  其它按《車輛管理規(guī)定》執(zhí)行。
7． 辦公家具的使用和管理
7.1  辦公大樓家具指辦公桌、辦公椅、櫥柜、沙發(fā)和茶幾等。
7.2  各部門辦公室內(nèi)家具實(shí)行統(tǒng)一配置，規(guī)格及數(shù)量相對(duì)固定，由行政部負(fù)責(zé)安排。各部門可根據(jù)內(nèi)部人員的變動(dòng)作相應(yīng)的內(nèi)部調(diào)整。
7.3  部門人員如有增減，辦公家具一律由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排與調(diào)配使用。
7.4  行政部建立臺(tái)賬，每半年度組織進(jìn)行盤點(diǎn)與核對(duì)。
8． 水電設(shè)施的使用和管理
8.1  愛護(hù)樓內(nèi)水電設(shè)施，嚴(yán)禁任何人擅自破墻鑿洞，拉線接管使用水電，大樓內(nèi)正常的水電維護(hù)由行政部負(fù)責(zé)。
8.2  各部門本著節(jié)約和規(guī)范的原則使用室內(nèi)外水電，使用后及時(shí)關(guān)閉水電源。工作人員如長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室或下班時(shí)，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉室內(nèi)所有電器開關(guān)、空調(diào)設(shè)施，并互相提醒。
8.3  各個(gè)樓層內(nèi)統(tǒng)一供應(yīng)開水，陪電熱開水器，定時(shí)開關(guān)。
8.4  不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)外私自使用各種電熱器（如微波爐、電熱水壺、熱得快，行政部統(tǒng)一配備除外）燒開水等；各辦公室統(tǒng)一配置空調(diào)，嚴(yán)禁擅自使用其他電熱器取暖。
8.5  發(fā)現(xiàn)水電使用失靈或損壞，由部門向行政部報(bào)修或反映，由行政部統(tǒng)一安排檢修，如屬人為損壞，則檢修成本由責(zé)任人承擔(dān)。
8.6  公共區(qū)的水電維護(hù)由行政部負(fù)責(zé)。
9． 空調(diào)的使用和管理
9.1  夏季氣溫在30度以上時(shí)，才可開啟空調(diào)，制冷溫度控制在26度以上。
9.2  冬季氣溫低于5度時(shí)，才可開啟空調(diào)，制熱溫度控制在25度以下。
9.3  使用空調(diào)時(shí)關(guān)閉門窗，減少冷熱空氣交換，節(jié)約電能。
9.4  離開辦公室要及時(shí)關(guān)閉空調(diào)開關(guān)，防止待機(jī)狀態(tài)下電能消耗。
10． 辦公室及公共區(qū)照明燈的管理  
10.1  辦公室在自然光線充足時(shí)關(guān)閉室內(nèi)照明燈，自然光線不足時(shí)按需開啟照明燈。
10.2  工作人員離開辦公室做到人走燈滅，養(yǎng)成隨手關(guān)燈的行為習(xí)慣。
10.3  會(huì)議室、洽談室等公共區(qū)，登記使用部門使用結(jié)束后應(yīng)即時(shí)關(guān)閉照明燈并及時(shí)通知前臺(tái)。
10.4  樓道等公共部位，下班后最后離開本樓層的工作人員應(yīng)隨手關(guān)閉照明燈；行政部安排人員逐一檢查。
11．電話的使用和管理
11.1  綜合辦公大樓統(tǒng)一安裝虛擬電話，任何部門及其人員不準(zhǔn)擅自拉線安裝內(nèi)外線電話，其正常維護(hù)由行政部負(fù)責(zé)。
11.2  各辦公室內(nèi)外線電話號(hào)碼已經(jīng)相對(duì)固定，涉及電話檢修或號(hào)碼的更改、人員或工作位調(diào)整等，報(bào)行政部處理。
11.3  虛擬電話內(nèi)線互撥沒有通話費(fèi)用，外線電話費(fèi)用由各部門承擔(dān)，從部門固定費(fèi)用額度中列支。
12．網(wǎng)絡(luò)的使用和管理
12.1  大樓網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)由行政部網(wǎng)管負(fù)責(zé)，并按《局域網(wǎng)管理規(guī)定》執(zhí)行。
12.2  大樓網(wǎng)絡(luò)由行政部按室內(nèi)工作人員標(biāo)準(zhǔn)配置，任何部門和人員不準(zhǔn)擅自拉接網(wǎng)絡(luò)線，增加交換器、無線路由器等。
12.3  室內(nèi)一個(gè)端子連接一臺(tái)電腦，如因人員數(shù)量超過端子標(biāo)配，則統(tǒng)一由行政部網(wǎng)管負(fù)責(zé)處理。
13． 電梯的使用和管理
13.1  為了電梯的安全使用，使用人員要依次上下電梯，不準(zhǔn)推搡擁擠，不準(zhǔn)在電梯內(nèi)蹦跳等。
13.2  乘坐電梯時(shí)要文明禮貌，不準(zhǔn)高聲喧嘩、嬉笑打鬧，禁止抽煙。
13.3  乘坐電梯時(shí)要注意安全，防止電梯夾住手、腳、衣物等。電梯門開關(guān)時(shí)不準(zhǔn)進(jìn)入電梯，電梯超載時(shí)要主動(dòng)退出等待。
13.4  上下班高峰就近樓層人員盡量使用人工樓梯。
13.5  不準(zhǔn)攜帶包裝不嚴(yán)的液體物品乘坐電梯；未經(jīng)許可，嚴(yán)禁使用電梯搬運(yùn)任何大件物品（限重600公斤、限長(zhǎng)1.8米）或可能導(dǎo)致?lián)p壞電梯的任何物件（如鋼鐵鋒利制件）。
13.6  電梯發(fā)生故障時(shí)，電梯內(nèi)人員應(yīng)按下電梯內(nèi)的緊急按扭，通知行政部處理，并服從維修人員的指揮。
14．環(huán)境綠化與衛(wèi)生管理
14.1  由行政部統(tǒng)一規(guī)劃與安排大樓內(nèi)景觀植物擺放。外包景觀植物由外包單位負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)及按季節(jié)進(jìn)行更換；自購景觀植物由行政部安排人員進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。
14.2  保持大樓內(nèi)外環(huán)境整潔。大廳、樓道、餐廳、衛(wèi)生間及外墻等公共部位的衛(wèi)生由行政部安排保潔員負(fù)責(zé)。
14.3  嚴(yán)禁隨地吐痰、潑水、亂丟紙屑、煙頭、雜物，不準(zhǔn)將非辦公用物品運(yùn)入樓內(nèi)，不準(zhǔn)將茶末等雜物倒入衛(wèi)生間或洗手池內(nèi)。
14.4  各部門工作人員注意本辦公室的衛(wèi)生清掃，保持整潔。室內(nèi)保潔時(shí)，垃圾放入垃圾簍，由保潔員統(tǒng)一收集，注意不準(zhǔn)將水滴灑在樓道內(nèi)。
14.5  倡導(dǎo)無煙辦公。設(shè)立吸煙區(qū)（設(shè)“吸煙區(qū)”標(biāo)識(shí)）；不準(zhǔn)在辦公室及公共區(qū)吸煙；大家互相監(jiān)督、提醒，吸煙者應(yīng)尊重其他非吸煙者；有來訪客人的部門（人員）應(yīng)友善提醒來訪客人我司無煙辦公規(guī)定。
14.6  由行政部劃分責(zé)任區(qū)，節(jié)假日或衛(wèi)生大檢查時(shí)，各部門安排打掃衛(wèi)生，并進(jìn)行評(píng)比。
14.7  遇到大雪等惡劣天氣時(shí)，各部門要積極將各自責(zé)任區(qū)清掃干凈，保障道路暢通，確保行人、行車安全。
15．安全與消防管理
15.1  大樓內(nèi)安全保衛(wèi)工作主要由行政部保安負(fù)責(zé)，實(shí)行24小時(shí)保安值班和24小時(shí)電子監(jiān)控，嚴(yán)禁推銷產(chǎn)品、收廢品等閑雜人員進(jìn)入公司。
15.2  辦公人員如離開辦公室或下班時(shí)，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門窗及水電源。
15.3  非專業(yè)人員不準(zhǔn)進(jìn)入電梯控制室、網(wǎng)絡(luò)控制室、強(qiáng)弱電控制室等，不準(zhǔn)隨意動(dòng)用、開啟各類由專業(yè)人員管理的水電、機(jī)械設(shè)備和設(shè)施。
15.4  本著“預(yù)防為主，防消結(jié)合”的方針，各部門要把消防工作列入主要議事日程，嚴(yán)格要求，嚴(yán)格管理，使消防工作制度化、經(jīng)常化。
15.5  嚴(yán)格遵守安全消防規(guī)定。大樓內(nèi)嚴(yán)禁動(dòng)用明火，焚燒物品；嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品及其它危險(xiǎn)物品進(jìn)入大樓；嚴(yán)禁在消防疏散通道上堆放物品；嚴(yán)禁在禁止吸煙的區(qū)域內(nèi)（電梯及電梯控制室、機(jī)房、強(qiáng)電控制室）吸煙；不準(zhǔn)隨意加設(shè)各種大功率電器。在非緊急情況下，不準(zhǔn)隨意觸摸、按動(dòng)樓內(nèi)的安全消防、報(bào)警開關(guān)和按鈕。
15.6  由行政部牽頭組織人員對(duì)辦公樓消防設(shè)施進(jìn)行經(jīng)常性檢查，各部門應(yīng)積極配合，對(duì)查出的火災(zāi)隱患，應(yīng)立即采取措施予以整改。
15.7  任何部門和個(gè)人不得隨意將消防設(shè)施挪做他用。
15.8  樓內(nèi)所有工作人員，一旦發(fā)現(xiàn)火警必須及時(shí)報(bào)警，并迅速采取措施，控制火情。發(fā)生火災(zāi)時(shí)，所有樓內(nèi)人員要服從指揮，有組織地進(jìn)行安全疏散，不得爭(zhēng)搶擁擠，制造混亂。
16． 餐廳的使用和管理
16.1  所有工作人員均在餐廳用餐，按號(hào)入座。
16.2  用餐完畢，餐盒、碗筷等自行清洗，并按號(hào)放置于儲(chǔ)物柜內(nèi)。
16.3  有來訪人員需用簡(jiǎn)餐的，請(qǐng)會(huì)客部門及時(shí)知會(huì)行政部增加訂餐（客餐）。
17． 附則
17.1  違反本規(guī)定的，按集團(tuán)員工獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行。
17.2  本規(guī)定由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
17.3  本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。