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年度大會(huì)怎么開(kāi) |
信息發(fā)布：企業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 發(fā)布時(shí)間：2011-1-4 10:29:35 |
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年度大會(huì)怎么開(kāi) 年終總結(jié)做完了，年度表彰也確定了，新年度的計(jì)劃也已經(jīng)制訂好了，接下來(lái)就是開(kāi)年度大會(huì)，即年終總結(jié)與年度計(jì)劃動(dòng)員會(huì)議。問(wèn)題是這年度大會(huì)該怎么開(kāi)呢？什么時(shí)間？什么地點(diǎn)？什么準(zhǔn)備？什么要求？什么程序？什么議程？什么方式？誰(shuí)來(lái)主持？何人與會(huì)？怎么參與？什么收獲？怎么通知？都是需要仔細(xì)研究和精心設(shè)計(jì)的內(nèi)容。 一、開(kāi)會(huì)時(shí)間因?yàn)闀?huì)議有兩項(xiàng)最大的主題，一是年終總結(jié)，二是年度計(jì)劃動(dòng)員宣講，所以，年度大會(huì)的時(shí)間選擇不能太早，必須等一整年都過(guò)完了，所有的準(zhǔn)備工作都做完了，并且連第二年的計(jì)劃都制訂完畢了，才能召開(kāi)。同時(shí)因?yàn)橛行履暧?jì)劃要宣講動(dòng)員，一年之計(jì)在于春，所以會(huì)議不宜太遲。 會(huì)議最好的時(shí)機(jī)是選擇在一月下旬至二月上旬之間，也就是陽(yáng)歷年尾后至陰歷年終止之前的時(shí)間段內(nèi)。中國(guó)有一個(gè)特色的長(zhǎng)假期即春節(jié)，提前開(kāi)會(huì)就等于把任務(wù)提前布置下去了，大家可以在春節(jié)期間邊休閑、走親訪(fǎng)友、拜見(jiàn)重要人物的同時(shí)，邊思考和談及新年的工作，提前調(diào)整好心態(tài)與思緒，做好各種準(zhǔn)備。 開(kāi)會(huì)的時(shí)間長(zhǎng)度依據(jù)發(fā)言人數(shù)的多少、議程的多少、培訓(xùn)內(nèi)容的安排進(jìn)行決定，小規(guī)模以1天為宜，中大規(guī)模以2-4天為宜，太短有走過(guò)場(chǎng)之嫌疑，太長(zhǎng)了會(huì)有疲勞感，不利于吸收。 二、開(kāi)會(huì)地點(diǎn)地點(diǎn)的選擇似乎沒(méi)有嚴(yán)格的要求，但要根據(jù)會(huì)議的人員規(guī)模、會(huì)議的議程有所區(qū)別。 一般說(shuō)來(lái)，小規(guī)模的企業(yè)或者少人數(shù)的規(guī)模，可以選擇在公司召開(kāi)，前提是公司有相應(yīng)的會(huì)議環(huán)境。但是，如果規(guī)模比較大或者人數(shù)比較多，加上會(huì)議時(shí)間超過(guò)1天且還有培訓(xùn)安排的，建議選擇會(huì)議中心召開(kāi)，一是比較正式，二是比較集中，三是比較利于晚間分組討論，四是比較安靜封閉。 三、準(zhǔn)備及要求需要準(zhǔn)備的方面很多，如，人員通知準(zhǔn)備、場(chǎng)地準(zhǔn)備（音響系統(tǒng)、投影設(shè)備、白板、桌子椅子、紙與筆等）、桌名牌準(zhǔn)備、文件準(zhǔn)備，還有外地人員來(lái)回火車(chē)票和飛機(jī)票的準(zhǔn)備、內(nèi)部員工和外部員工的住宿準(zhǔn)備、所有人員的餐飲準(zhǔn)備、人員報(bào)道或簽到準(zhǔn)備、會(huì)間飲水準(zhǔn)備、應(yīng)急事務(wù)準(zhǔn)備等。 要求是指對(duì)所有與會(huì)人員的要求，比如會(huì)議匯報(bào)文件一定要做成PPT文件（這個(gè)非常重要）、會(huì)議期間著裝要求、人員報(bào)道時(shí)間要求、會(huì)議中手機(jī)震動(dòng)或靜音、討論組織紀(jì)律要求等。 四、程序及議程程序是會(huì)議全程安排的進(jìn)展順序，比如先做部門(mén)/中心工作匯報(bào)，之后做總經(jīng)理工作匯報(bào)，再之后由董事長(zhǎng)做總結(jié)報(bào)告。報(bào)告完成之后，進(jìn)行年度表彰及頒獎(jiǎng)，，頒獎(jiǎng)之后就進(jìn)行新年度的工作計(jì)劃宣講（計(jì)劃的順序跟總結(jié)的順序是反向的，先董事長(zhǎng)講、后總經(jīng)理講，之后才是按照順序的部門(mén)/中心宣講），最后進(jìn)行培訓(xùn)。 會(huì)議議程相對(duì)于程序就比較具體，部門(mén)/中心匯報(bào)、總經(jīng)理匯報(bào)、董事長(zhǎng)總、頒獎(jiǎng)儀式、年度計(jì)劃、培訓(xùn)等的主題思想都要有詳細(xì)的內(nèi)容躍于紙面，要規(guī)定好每一個(gè)人所占用的時(shí)間長(zhǎng)度，按照時(shí)間順序書(shū)寫(xiě)出來(lái)。 五、會(huì)議方式會(huì)議方式?jīng)]有固定的模式，我開(kāi)過(guò)各種各樣的年終總結(jié)及計(jì)劃會(huì)議，我認(rèn)為最好的會(huì)議形式還是應(yīng)該有一個(gè)或者幾個(gè)領(lǐng)頭人對(duì)與每一場(chǎng)剛剛匯報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)點(diǎn)評(píng)，比如部門(mén)匯報(bào)可以請(qǐng)其他中心老總或者總經(jīng)理點(diǎn)評(píng)，總經(jīng)理匯報(bào)請(qǐng)董事長(zhǎng)及時(shí)點(diǎn)評(píng)。可以這樣說(shuō)，除了董事長(zhǎng)的報(bào)告外，現(xiàn)場(chǎng)所有人的報(bào)告都應(yīng)該有人點(diǎn)評(píng)，做到有人抽象概念、有人深入批評(píng)、有人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，既可以活躍氣氛，又可以幫助匯報(bào)者及其相關(guān)的下屬及時(shí)了解別人的看法，又能夠幫助全場(chǎng)所有人員認(rèn)識(shí)公司在堅(jiān)持什么、反對(duì)什么。在對(duì)計(jì)劃進(jìn)行點(diǎn)評(píng)時(shí)，主要是提醒相關(guān)的接任務(wù)者要注意什么事項(xiàng)、別重蹈覆轍，勉勵(lì)其克服缺點(diǎn)、發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，再接再厲。 點(diǎn)評(píng)方式的會(huì)議是最有效果的，也不是一般人能容易做到的，因?yàn)檫@需要你對(duì)被點(diǎn)評(píng)者的工作內(nèi)容和風(fēng)格非常了解，還要具有深刻的思想、抽象的概念思維能力和思辨能力，而且還有客觀、公正、無(wú)私。 六、主持人要求對(duì)于一個(gè)會(huì)議，主持人非常重要，年度會(huì)議也不例外。但主持人不是會(huì)議的主角，他/她只是起到承上啟下的連接作用，要求主持人帥氣或者亮麗，并且要求其具有幽默感，能根據(jù)會(huì)議內(nèi)容在銜接的時(shí)候巧妙地活躍氣氛，又不占用大家的時(shí)間。主持人還有一個(gè)職能，就是提醒演講者注意時(shí)間、提請(qǐng)下面的演講者做好準(zhǔn)備。 主持人要了解所有發(fā)言者的性格特征，及時(shí)加以引導(dǎo)讓人不逾矩，同時(shí)要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況調(diào)節(jié)氛圍，批評(píng)的時(shí)候暖場(chǎng)和救場(chǎng)，過(guò)分熱烈的時(shí)候巧妙地澆澆水，在現(xiàn)場(chǎng)人員發(fā)生臨時(shí)情況時(shí)要能夠靈機(jī)應(yīng)變，順?biāo)浦郏寱?huì)議順利進(jìn)行。 主持人的服飾很重要，年度會(huì)議不是文藝晚會(huì)，所以不要艷麗，而要端莊、穩(wěn)重。 七、與會(huì)者要求與會(huì)者的主要要求是，演講者或者匯報(bào)者一定要做好PPT文件，聽(tīng)會(huì)者一定要全程積極參與，努力記錄好筆記；會(huì)議期間，不要獨(dú)自退場(chǎng)或者會(huì)場(chǎng)穿梭，不要在該討論的時(shí)候不參與、不要在不該討論的時(shí)候交頭接耳，以免影響會(huì)場(chǎng)的氣氛和別人全神貫注的精神。 為此，我建議會(huì)議的每一天晚間，都安排相關(guān)項(xiàng)目的討論，及時(shí)消化和吸收會(huì)議內(nèi)容，這樣就可以讓員工主動(dòng)認(rèn)真聽(tīng)取別人的匯報(bào)，檢討自己的工作。年度會(huì)議是所有人的一個(gè)大聚會(huì)，機(jī)會(huì)不容易，這個(gè)時(shí)候一定要安排大家多交流、多接觸。 八、參與和收獲年度會(huì)議的集體參與是很重要的活動(dòng)和會(huì)議形式，參與的方式可以是討論，可以是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)問(wèn)，也可以是現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)，無(wú)論是什么方式，目的就是要調(diào)動(dòng)在座的每一位的神經(jīng)，讓大家緊密跟隨會(huì)議的議程和內(nèi)容。 經(jīng)過(guò)緊張的會(huì)議和欣喜的表彰之后，問(wèn)題出來(lái)了，優(yōu)秀的榜樣也出來(lái)了，如果在這個(gè)時(shí)候安排半天到一天的培訓(xùn)課程，可能的內(nèi)容正好是與年度總結(jié)的問(wèn)題、新年計(jì)劃的事業(yè)密切相關(guān)的，那樣就可以相得益彰，讓大家最后獲得更大的收獲。 九、會(huì)議通知到現(xiàn)在，我們都是在談準(zhǔn)備，而且所有的準(zhǔn)備工作都做完了，要準(zhǔn)備召集人員回來(lái)開(kāi)會(huì)了，所以，要提前把會(huì)議通知發(fā)出去，告訴所有的與會(huì)者提前處理好自己的手頭工作，做好各種準(zhǔn)備，收拾好心情，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議指定地點(diǎn)。 會(huì)議通知中要把時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議主持、會(huì)議議程（總結(jié)、表彰、計(jì)劃、培訓(xùn)）、注意事項(xiàng)等交代清清楚楚，以便大家準(zhǔn)確無(wú)誤地參與到會(huì)議中來(lái)。 年度總結(jié)及計(jì)劃會(huì)議怎么開(kāi)說(shuō)完了，說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)還真不容易，還有可能連筆者都沒(méi)有考慮周全的事情，建議成立一個(gè)會(huì)務(wù)組，發(fā)揮協(xié)同作戰(zhàn)的精神，專(zhuān)門(mén)為這個(gè)會(huì)議服務(wù)，就萬(wàn)事大吉了。 |
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