作者：著名管理實(shí)戰(zhàn)專家、知名培訓(xùn)專家 王一恒 先生（>>查看詳細(xì)介紹） 在某鋼鐵公司中層管理的培訓(xùn)互動(dòng)環(huán)節(jié)中，有位吳經(jīng)理向筆者咨詢問題：“那就是我每天加班忙到很晚，為什么我這么努力的工作，卻得不到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可，面對(duì)各種打擾，效率很低，問題在哪里，我該如何應(yīng)對(duì)？”
相信吳經(jīng)理的困惑是大多數(shù)中層經(jīng)理都會(huì)有這種感覺“時(shí)間不夠用、工作效率很差、文件堆滿桌面、塞滿電腦、經(jīng)常加班、忙得頭打腳后跟。”時(shí)間管理的重要性往往被我們所忽略，當(dāng)我們忙得暈天暗地，出現(xiàn)亞健康的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許就是時(shí)間管理。因此，重視時(shí)間管理，記錄時(shí)間的使用和流失情況，利用好工作中的每一分鐘已成了許多職業(yè)經(jīng)理人迫在眉睫要解決的問題，那么今天筆者來詳細(xì)地分析下中層經(jīng)理如何合理有效的運(yùn)用時(shí)間。
我們中層經(jīng)理人經(jīng)常用以下的方式浪費(fèi)寶貴的時(shí)間財(cái)富：
（1）做事情沒有輕重緩急之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事物上。
（2）喜歡下屬事事請(qǐng)示和回報(bào)的官僚作風(fēng)，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。
（3）對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。
（4）上司不定期的召見使經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。
（5）對(duì)自己熟悉和喜歡的事情盡快做完，對(duì)于棘手的事情拖延進(jìn)行，只有通過加班來完成。
一個(gè)中層經(jīng)理人一天里有3個(gè)小時(shí)是低效率的，那么只有兩個(gè)解決的辦法，要么就是在另外3個(gè)小時(shí)效率提高100%，才能彌補(bǔ)浪費(fèi)的工作時(shí)間，這個(gè)顯然是不太可能的：那只有再加三個(gè)小時(shí)，可是實(shí)際上，有很多的中層經(jīng)理一天的工作時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了10個(gè)小時(shí)，有些12小時(shí)，甚至14個(gè)小時(shí)，如果再加班3個(gè)小時(shí)。。。。。最后陷入：時(shí)間管理差——效率低——單位時(shí)間業(yè)績差——拼命加班——更加勞累、效率更低，時(shí)間管理差的惡性循環(huán)導(dǎo)致企業(yè)的目標(biāo)被迫降低，自身出現(xiàn)亞健康。
案例分析：
案例一：某一大企業(yè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理，深感會(huì)議浪費(fèi)了太多時(shí)間。通常不管討論的是什么，他都通知財(cái)務(wù)部各單位主管全體前來開會(huì)。其結(jié)果是會(huì)議每次都拖得很長。出席會(huì)議的每一位主管，為了表示自己對(duì)問題的關(guān)切，都得表示意見，而表示的意見卻大多與問題無關(guān)，會(huì)議時(shí)間自然拖長了。
直到有一次這位財(cái)務(wù)經(jīng)理誠懇地問了大家，才知道大家也都認(rèn)為會(huì)議太浪費(fèi)時(shí)間了。可是，他又想到：每一個(gè)人在組織中都至為重要，都應(yīng)該了解情況，開會(huì)時(shí)如果少請(qǐng)幾個(gè)人，他又擔(dān)心會(huì)使未被邀請(qǐng)的人覺得他們被忽視。
現(xiàn)在這位財(cái)務(wù)經(jīng)理終于找到一個(gè)兩全的辦法了。開會(huì)前，他先普遍分發(fā)一份開會(huì)通知：“茲訂于星期三下午3時(shí)，于四樓會(huì)議室，邀請(qǐng)趙錢孫李四君開會(huì)討論下年度資本預(yù)算問題。如哪位需了解這個(gè)問題或愿參與討論，亦請(qǐng)屆時(shí)出席。如果無法出席，我們將于會(huì)后立刻呈送記錄，供各位參考并希望提供寶貴意見。”
過去每次會(huì)議都要12人參加，花費(fèi)整個(gè)下午，而現(xiàn)在只要4人出席，一小時(shí)就可以結(jié)束了，并且沒有一個(gè)人有被忽視的感覺。
案例二：某一醫(yī)院的院長，多年來一直為應(yīng)付院內(nèi)醫(yī)生們的電話而苦惱。醫(yī)生們打電話給他，要求他為病人安排一個(gè)床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時(shí)，住院部不能立刻接到通知。當(dāng)然，有沒有床位，各病房的護(hù)士長隨時(shí)都清楚，主辦出院結(jié)賬手續(xù)的出納臺(tái)也能隨時(shí)知道。住院部的人，是在每天清早5點(diǎn)辦理“床位調(diào)查”工作，而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實(shí)像這樣的問題，只要各病房護(hù)士長在填寫出院通知單給出納臺(tái)時(shí)，多填一份副本送住院部就解決了。
案例一所表現(xiàn)的就是一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的。許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問題。他們怕因小失大，造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快彌補(bǔ)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，則工作就進(jìn)行得快多了。
案例二所表現(xiàn)的是信息功能不健全，導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)。事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認(rèn)為許多事非躬親不可。縱然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。
中層如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理
一、明確目標(biāo)任務(wù)。筆者認(rèn)為有效運(yùn)用時(shí)間的第一步驟首先要設(shè)立明確的目標(biāo)，在今年度你想要完成的目標(biāo)寫出來，可以有四至十個(gè)目標(biāo)，但必須找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次按重要性排列，然后依照你所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。然后將你設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢？就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。比如：年度的目標(biāo)分割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情；季度目標(biāo)分割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，遇到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形，要及時(shí)調(diào)整過來，每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來；每天晚上把第二天要做的事情列出來。
二、制定優(yōu)先原則。中層經(jīng)理人一天都有很多事情等待處理，那么大堆的事情，應(yīng)該去先處理那一件呢？筆者認(rèn)為中層經(jīng)理應(yīng)該先把所要處理的事情歸類，比如緊急又重要的事情分第一類，不緊急又不重要的事情分為第二類，重要但不緊急的事情分為第三類，緊急但又不重要分為第四類。通常時(shí)間管理比較差的經(jīng)理人安排的事情第一類和第四類占大多部分，當(dāng)然第一個(gè)要處理的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發(fā)困擾、一些災(zāi)難、一些迫不及待要解決的問題。當(dāng)你天天處理這些事情時(shí)，表示你時(shí)間管理并不理想。因?yàn)槌晒φ呋ㄗ疃鄷r(shí)間在做最重要可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會(huì)如何把重要的事情變得緊急，這時(shí)你就會(huì)立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。
三、與你的價(jià)值觀相吻合，不可以互相矛盾。你一定要確立你個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，你就很難知道什么對(duì)你最重要，當(dāng)你價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。
四、懂得授權(quán)列出目前工作中所有能授權(quán)的事情，把它們寫下來，然后找一個(gè)合適該工作的人來授權(quán)，這樣效率會(huì)有一定的提高。反之，如果工作委派不當(dāng)，就連那些最忠誠、最有才干的員工也會(huì)表現(xiàn)失常、錯(cuò)誤百出，最終他們會(huì)因此而感到非常沮喪、直接影響工作效率。因此，筆者認(rèn)為懂得授權(quán)是卓越中層必備的技能之一。
五、寫時(shí)間日記。筆者從上學(xué)開始，學(xué)校老師每天都會(huì)要求寫日記，所以筆者從那時(shí)起養(yǎng)成了寫日記的習(xí)慣，在工作中也是一如既往的堅(jiān)持這個(gè)習(xí)慣，不過這個(gè)習(xí)慣給筆者工作中提高了很多生產(chǎn)力。每天從起床開始，詳細(xì)記錄做每件事所耗的時(shí)間，包括：刷牙、早上穿衣、吃早餐、開車、拜訪客戶等等全天的記錄，再回頭看看一天當(dāng)中我做了哪些事，哪些事是非常有效率的，哪些時(shí)間是浪費(fèi)的，當(dāng)你找到哪些事情是浪費(fèi)時(shí)間的，你才有辦法去整合改變。
六、把事情按種類做完。假如你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假如你在思考，那段時(shí)間只作思考；如果要打電話，最好把電話累各到某一時(shí)間一次把它打完，當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生匚，效率一定會(huì)有所提高。
七、良好的個(gè)人習(xí)慣。俗話說：“江山易改，秉性難移。”從這句話我們可以看到習(xí)慣的重要力量，從昨天的不良習(xí)慣中解脫出來，是自我教育的一大難題，這需要堅(jiān)強(qiáng)的毅力和信心外，也需要科學(xué)的方法。根據(jù)心理學(xué)原理，養(yǎng)成良好的個(gè)人習(xí)慣是一個(gè)漸進(jìn)的體驗(yàn)過程，一種習(xí)慣的養(yǎng)成一般要經(jīng)歷四個(gè)階段。第一階段首先要讓中層經(jīng)理產(chǎn)生養(yǎng)好工作習(xí)慣的動(dòng)機(jī)，使中層經(jīng)理產(chǎn)生一種主體上的主觀需要，而不是一種被動(dòng)的接受過程。第二個(gè)階段是實(shí)踐感愛階段，這一階段要求中層經(jīng)理在自己的實(shí)踐中去體會(huì)新的好習(xí)慣。第三階段是體驗(yàn)階段，個(gè)體通過反思、同化或順應(yīng)等方式，將親歷中對(duì)新的習(xí)慣的體驗(yàn)并把它內(nèi)化成為自身行為或觀念的過程。第四階段是新的習(xí)慣的維持、強(qiáng)化與應(yīng)用的過程。經(jīng)過四個(gè)階段的逐漸調(diào)整、適應(yīng)、強(qiáng)化的過程，新的習(xí)慣才能得以養(yǎng)成。
八、80/20原則。領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價(jià)值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個(gè)普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。
九、學(xué)會(huì)與人共事。在時(shí)間管理中，良好的人際關(guān)系能節(jié)省很多的時(shí)間，提高效率。
實(shí)習(xí)題：經(jīng)理人在日常工作中經(jīng)常會(huì)遇到的幾種問題，那我們?nèi)绾稳ヌ幚砟兀?/P>
（1）中國的企業(yè)好開會(huì)，有些會(huì)議一開就是兩三天，還沒有得出個(gè)結(jié)果，會(huì)上你進(jìn)來我出去，東一句西一句，說著說著經(jīng)常跑題了。有的人在會(huì)上做報(bào)道一樣，長篇大論的。有的人，把開會(huì)當(dāng)作是休息的好時(shí)候，閉目養(yǎng)神，開了半天會(huì)，也不知道討論了些什么。。。。。。
解決方案：1、首先考慮這個(gè)會(huì)議有必要嗎？回顧一下我們都可以總結(jié)出有許多會(huì)議是無關(guān)緊要的。2、寫下議程。如果這個(gè)會(huì)議必須要開的話，就應(yīng)該為會(huì)議設(shè)定清晰的目標(biāo)并寫下議程，如有可能，至少提前24小時(shí)把該議程分發(fā)出去，讓每個(gè)人都清楚此次會(huì)議的目標(biāo)和即將討論的內(nèi)容。3、會(huì)議要守時(shí)。設(shè)定會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間，在會(huì)議開始時(shí)不要等遲到的人。4、運(yùn)用80/20原則。規(guī)劃好議程，先討論重要性排在前20%的項(xiàng)目，如果時(shí)間不夠用，那么這種方法就可以讓你在會(huì)議結(jié)束之前解決具有80%價(jià)值的事項(xiàng)。5、在會(huì)議中，每討論一事項(xiàng)時(shí)，先對(duì)討論的內(nèi)容進(jìn)行概括和總結(jié)，在每一事項(xiàng)上達(dá)成共識(shí)。6、分配具體責(zé)任，如果你做出了決定，就要為達(dá)成共識(shí)的具體行動(dòng)分配責(zé)任、設(shè)定截止日期，記住，沒有分配責(zé)任并設(shè)定截止日期的會(huì)議只是一紙空談，必須明確各自的職責(zé)和任務(wù)完成的時(shí)間。7、為每次會(huì)議做好精確的記錄。
（2）手上正在寫一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午，還沒寫幾個(gè)字，電話又響了，急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊天的、推銷的、朋友來探訪的。。。。。都是一些不得不做的事。。。。。
解決方案：筆者認(rèn)為有幾種方法可以解決1、將電話視為商業(yè)工具。在高科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，電話就成了我們社交工具，我們通常會(huì)把花大量時(shí)間在電話中閑聊。然而當(dāng)你工作時(shí)間不夠用的時(shí)候，你不得不摒棄這一習(xí)慣，從自身做成，拒絕閑聊。2、如果事情很重要的時(shí)候，無論電話是誰打來的，你都可以稍后再打回去。這也是可以使用的策略之一。3、檢查電話。在接電話之前查明電話是誰打來的，他有什么需要，當(dāng)不認(rèn)識(shí)的人給你打電話時(shí)，要克服內(nèi)心的好奇。4、將電話集中起來打。將所有電話集中在一段時(shí)間內(nèi)處理，不要把電話分散在一天之中的許多時(shí)間段。比如：你可以把上午11點(diǎn)前的電話積攢在一起，然后在11點(diǎn)到中午之間回復(fù)所有來電。以上幾點(diǎn)可以為你節(jié)省一些時(shí)間。
對(duì)于應(yīng)對(duì)突然來訪的者，我們?nèi)绾翁幚砟兀?、最簡單的辦法就是規(guī)定一段時(shí)間讓自己安靜，辦公室門口掛一塊“請(qǐng)勿打擾”的標(biāo)志牌。2、當(dāng)有不受歡迎的來訪者，可以通過迅速起身來應(yīng)付他們，這里有個(gè)案例給大家分享：幾年前筆者在某家公司工作時(shí)，公司里有位經(jīng)理總是愛去每個(gè)辦公室與別人聊天，他的人品不錯(cuò)，但他一進(jìn)來就會(huì)待上半個(gè)小時(shí)，拉著筆者聊天，也不好當(dāng)面說，后來筆者想到一個(gè)好方法，他一進(jìn)門，筆者就迅速起身在桌邊打轉(zhuǎn)，就像正準(zhǔn)備出門一樣。筆者會(huì)說：“怎么有空過來坐坐啊，我這正準(zhǔn)備要出門啦，要不咱一起出去吧。”然后筆者會(huì)陪他走到門口，帶他回到走廊里，再繼續(xù)走我的。趁機(jī)會(huì)去洗手間或其他辦公室，等他離開時(shí)才會(huì)回到自己的辦公室。
如果是客戶、員工、朋友來訪呢？關(guān)于這個(gè)問題，筆者認(rèn)為是可以提前安排好，也是可以避免的，為了有效地應(yīng)對(duì)突然光臨的來訪者，你可以安排在雙方都方便的特定時(shí)間會(huì)面。
（3）整天就像救火車，哪里有火情就馬上趕到哪里，真是日理萬機(jī)。可是這里也救火，那里也救火，天天忙救火，就沒有時(shí)間靜下來想想，“火災(zāi)”是從哪里來的。
解決方案：筆者認(rèn)為第三點(diǎn)的問題是由于中層經(jīng)理人危機(jī)防范意識(shí)不強(qiáng)，在任何公司或組織的歷史中，危機(jī)都是正常、自然，且不可以避免的，但不斷出現(xiàn)的危機(jī)必定是管理不善、組織無效率的信號(hào)，那你就有必要退一步仔細(xì)審度你的系統(tǒng)。1、先思考后行動(dòng)。中層經(jīng)理人遇到危機(jī)時(shí)先保持鎮(zhèn)靜客觀，停下來想一想，花時(shí)間弄清楚發(fā)生了什么事情，弄清楚問題所在。2、當(dāng)危機(jī)發(fā)生時(shí)，如果能把處理危機(jī)的責(zé)任分派給他人，就要盡力這樣做，其他人可能比你更適合處理這一狀況，而處理危機(jī)也可能是其他人的責(zé)任。3、無論危機(jī)是什么，在處理前都要把已經(jīng)發(fā)生的事情經(jīng)過原原本本寫下來，這行為可以幫你保持清醒、理清思路。4、不要做任何假設(shè)，應(yīng)該向在場(chǎng)人員或自己詢問，發(fā)生了什么？什么時(shí)候發(fā)生的？在哪里發(fā)生的？怎么發(fā)生的？為什么會(huì)發(fā)生？5、在處理危機(jī)時(shí)，把經(jīng)過寫下來，制定出一個(gè)政策，當(dāng)危機(jī)復(fù)發(fā)趨勢(shì)的時(shí)候，當(dāng)你不在的時(shí)候，普通人也可以按照這個(gè)系統(tǒng)來解決危機(jī)。
通過筆者介紹的幾種有效的時(shí)間管理工具及方法，希望吳經(jīng)理及各位中層朋友們能有效地運(yùn)用。 |
您的位置：
