（一）區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）
按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機(jī)關(guān)團(tuán)體供工作參考的檔案盒（案卷）與應(yīng)歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來，把應(yīng)歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。
（二）編制移交目錄
編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復(fù)印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對(duì)、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內(nèi)。
在移交目錄后還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括：檔案盒（案卷）總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。
（三）查驗(yàn)收歸檔檔案盒（案卷）
移交時(shí)，檔案管理部門要對(duì)檔案盒（案卷）進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查包括兩主面的內(nèi)容：
1、檢查檔案盒（案卷）質(zhì)量。
即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內(nèi)文件的特征，盒（卷）內(nèi)文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對(duì)不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。
2、檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量。
即檢查檔案盒內(nèi)或案卷內(nèi)文件的總數(shù)是否與移交目錄相符；盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數(shù)目相符。
為避免返工、浪費(fèi)時(shí)間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量和質(zhì)量的工作應(yīng)盡量提前到編制歸檔文件件號(hào)或案卷目錄前進(jìn)行。這就要求檔案部門加強(qiáng)對(duì)歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導(dǎo)、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務(wù)部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時(shí)出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。
（四）辦理移交手續(xù)
歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對(duì)符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時(shí)，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內(nèi)容清點(diǎn)歸檔文件的件號(hào)、盒號(hào)或頁號(hào)、卷號(hào)；核對(duì)無誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳�；兩份存檔案部門。對(duì)于文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)團(tuán)體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時(shí)，由檔案部門開據(jù)移交憑據(jù)，各部門可不必再單獨(dú)編制移交目錄。對(duì)于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機(jī)關(guān)團(tuán)體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時(shí)都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。 |
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