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淺談企業行政管理體系的三大特征 |
| 信息發布：企業培訓網 發布時間：2013-11-1 9:21:54
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企業行政管理，是指企業行政部門和行政人員依靠企業行政組織、按照企業行政管理系統的行政流程管理整個企業的一系列措施和方案。在現代企業中，制定戰略決策的企業決策中心屬“企業管理意志的表達”;執行戰略決策的企業行政系統則屬“企業管理意志的執行”。企業決策中心主要關注“重大而帶指導性的事項”，而企業行政系統則需關注“個別而細微的事項”。
企業的行政管理體系，可以說是企業的中樞神經系統。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面的一個完整的系統、網絡。要明確各級行政機構的職能作用，按實用性和科學性原則去合理建立行政機構系統。
譚小芳老師認為行政管理可看成是由許多相互支持和相互制約的、并有一定功能的各種要素或子系統所構成的總體系統。有效的行政管理系統，就是通過設置合理的機構、配備適當的人員、采用一定的程序和方法，把計劃、組織、指揮、控制、協調等管理活動有機結合起來。
行政管理的另一項協調任務，是協調企業同其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系。這種關系之所以是非業務的，是因為企業的運行是在各部門明確分工的基礎上才得以健康而穩定地進行的。行政管理部門的職權并不能超越企業的內部分工。
明確這一點是很重要的，這樣可以避免企業的行政管理部門插手業務，從而避免在業務部門和行政管理部門之間造成矛盾沖突，避免使企業的運轉陷于混亂。行政管理對企業與其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系的協調，其主要內容是在維護企業的基本權益的基礎上，發展同社會各有關單位的友好交往，緩解矛盾沖突，從而為企業爭取一個好的生存環境。
行政管理的實質內容就是應用系統工程思想和方法來組織各項行政活動，要求對行政管理活動作定量的系統分析，建立相應的數學模型和邏輯模型，通過分析和評價,選擇最優的行政管理方案。譚老師表示行政管理有以下幾個特性：
1.權威性。企業行政管理的有效性是建立在企業內部組織機構的上級權力與權威性基礎之上的，上級行政機構沒有相應的權力和權威就不能下達命令、指示或規定等。
2.及時性。企業行政管理是用命令、指示等來調整人、財、物、產、供、銷等生產經營管理活動的，其手段和方式直接具體，具有較強的針對性，因而能迅速發揮作用。
3.縱向性。企業行政管理主要是通過企業行政組織內部的隸屬關系進行自上而下的縱向指揮和協調，往往是企業上級行政機構直接對下級發布的指令性要求，因此主要是縱向性的。
對集團企業的行政管理體系而言，其本身就是一個具體而微的小企業。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業其他方面的業務。行政工作涉及到企業內部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協調。行政管理的廣度涉及到整個集團的全部運作過程;行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節;行政管理的重要是因為它是領導和各部門、眾員工之間的橋梁;行政管理的敏感是因為它涉及到每個成員的切身利益。
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。行政管理的實質就是服務。
首先，行政部門不是停留在滿足于有效處理日常事務的層次，還應該在公司的經營理念、管理策略、企業文化等重大問題層次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的高參和臂膀。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有沖力的領導者;換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰術家，還要努力做好一個戰略家。只有有思想、懂戰略、敢創新、有沖力的人才能把行政工作做得更好，做得上檔次。、
再次，行政管理者不是簡單地以傳達命令、完成領導交辦的任務。行政部門在上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎上做好協調上實現行政“協調”的職能。最后，行政部門應以服務為本，甘當幕后英雄的角色。
行政以服務于企業為最終目，行政部門的工作永遠不會成為企業關注的中心。不但不可能，而且不應該。因為如果一個企業的關注點不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業各方面的工作，影響了企業最終目的的實現，以致于引起大家的關注。行政管理的理想境界應該是潤物細無聲，它象一部自動化程度很高的機器，這頭原料(任務)進去，那頭成品(結果)出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內。
信息來源：世界經理人 |
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