我和一個了不起的財務總監一起工作，他耐心地指導我需要學習的東西直到我成為一名有效的財務主管。現在，我給了相同工作背景的首席財務官(CFO)這樣10個關鍵問題
25年前，當我第一次成為一名首席財務官(CFO)時，我已經學習了一些會計課程，但我還不是一名會計師。像許多首席財務官(CFO)一樣，我的工作背景是投資銀行及財務分析。我是幸運的;我和一個了不起的財務總監一起工作，他耐心地指導我需要學習的東西直到我成為一名有效的財務主管。現在，我經常遇到和我有相同工作背景的首席財務官(CFO)。當他們問我，一開始的時候我希望自己能夠了解什么時，我給了他們這樣10個關鍵問題：
1.當我們準備財務報表時，我們公司正在做的管理決策是什么?
在財務報表中體現的那些數字是事實。但除了數字之外，還有其他的財務意見。我們需要把每樣東西都弄清楚。
2.我們需要花多長時間結賬?
為什么花了這么長時間?包括什么樣的手動過程?更新我們的系統數據的時間是否包括在內?我們要如何改善這些流程?
3.我們是否有一個兼備財務信息和經營指標的完整系統?
我最喜歡的一位高管過去常常說，除了事實外，還有“真正的事實”。如果你的公司有兩個或兩個以上的報告系統，你就必須要花非生產性時間來協調差異并且理清沖突的定義。我曾見過一個公司對于收益有四個不同的定義：還貸前的GAAP收益，還貸后的GAAP收益，計算銷售傭金的收益，以及GAAP收益。所以，你必須要有一個獨立的、正確的信息源。
4.為什么我們有這么多的報告?
舉個例子，曾經有個公司的財務部門發布了超過100份的定期報告，但許多原來要求提供這些報告的人已經在幾年前走掉了，會計團隊也不知道現在誰在閱讀這些財務報告，或者做這些財務報告是否仍然有價值。解決方法是，當會計團隊將這些財務報告放到內網上，方便員工通過自助的方式訪問后，哪些報告正在被使用、哪些報告己經不再有價值就能明顯看出了。
5.告訴我，我們用Excel在做什么，以及我們為什么要使用Excel?
Excel是一個多功能的并且易于使用的偉大的發明。但是多組人員很難同時使用Excel表格，這樣容易出錯，很難發現錯誤并且不安全。使用Excel的最佳方法是使新的做法快速形成應用系統中的模板。一旦某個財務流程保持了三個月的穩定進行，那么就應該將它開發成為一個可以協同工作的、自動化的、安全的企業系統和“超級Excel”。
6.誰有權使用會計系統中的各個功能?功能使用是如何記錄的?誰有權批準變更?
一個獨立的管理員應該能控制這個系統，并且根據文檔化的審批流程進行變更。
7.我們部門的交易量是多少?
發票的總額是多少，要向供應商支付多少的款項?對于每個供應商來說存在多少采購項目?我們如何衡量質量?
使用此信息來規劃人員編制。要表明隨著時間的推移，效率和質量提高了。
8.有多少銷售訂單或發票被取消并且重新發單了?此類事件的主要原因是什么?總值多少錢?
如果這是一個很大的數字或大筆資金，那么這就預示著這是一個設計糟糕的系統。要解決這個問題。
9.在關賬過程中我們做了多少手動日記賬分錄?我們的審計師發現的審計異常是什么?
確定潛在的根本原因。采取糾正行動。
10.在財務部，我們應該把我們的下一美元預算投到哪些地方?
優先考慮最需要考慮的問題，并且在最需要的地方集中資源——即是否重新安排固定員工，臨時工作人員，培訓，自動化，集成和業務流程。使用最新的云技術工具來簡化，標準化，集中和自動化全過程。
我相信許多閱讀本文的首席財務官(CFO)都有自己喜歡的問題要問他們的財務總監。閱讀本文的許多財務總監對于首席財務官(CFO)應該問什么問題也有更好的想法。
讓我們知道那些問題是什么。我們很樂意傾聽您的見解。
作者:杰夫•愛潑斯坦(Jeff Epstein)，是Bessemer Venture Partners(美國柏尚風險投資公司)的運營合伙人和Oracle的前首席財務官(CFO)。他擔任云財務管理公司intacct董事會的董事。 |
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