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高效能會議管理 |
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培訓講師：王哲光
課程背景
有人說工作的大部分時間就是開會，沒錯，會議是管理者主要的工作方式之一。然而，人們常常把會議看作一種必須忍受的痛苦。你是否經常抱怨或聽到這些抱怨：會議浪費時間、精力和資源；會議好象總在繞圈子；令人厭煩的會議太長了；討論還來不及充分展開就結束了；會議讓太多的人參加討論，參與決策；會議經常被少數人支配，而其他人被晾在一邊。但是我們發現有效的會議可以振奮人心，可以激發參與意識，而且最終能體現在行動效果上。事實上，會議可能是團隊成員之間最重要的交流形式了；是否具有召開高效率會議的能力，是成功團隊與不成功團隊的主要區別，也是管理者工作效率高下的關鍵。
不論是會議的組織者、會議的主席，還是出席會議者，都需要足夠的技巧提高會議的效果與效率。如何選擇出席對象？如何編寫議程？如何落實會議用品？如何進行恰當的座位安排？如何防止偏離正題？如何應付對付鬧事者？如何結束會議？如何確保會議決策得到落實？會議組織者不得不考慮的問題，本課程將提供給你相關的各種實用建議、技巧、常見問題與對策，幫助學員開一個高效能的會議。
課程目標
掌握內外部會議管理的基本原則、組織會議的流程和準備工作；
能基本運用參會技巧提供建設性意見；
打造出色的控場和主持能力，有能力處理會議中的沖突和突發事件；
加強內外部會議的策劃、推廣、組織和執行能力，獲得有效的會議成果；
掌握會議控制的技巧，理解真正的雙贏實現模式，形成卓有成效的解決方案。
培訓用時
2天（每天6-6.5小時）
授課方式
通過“講授—演練—分享—點評—感悟—突破”訓練法，50%理論講述+20%案例研討+20%視頻賞析和游戲互動+10%總結、點評、糾偏，使學員在完成一個個任務中體驗和成長，改變心智模式，從而成為高效能會議的組織者和參與者。
課程大綱
一、高效能會議的前提
1、開會前要解決的問題
1）效率與效能
2）問參會者的幾個問題
3）問召集者的幾個問題
2、您需要開會嗎？
1）會議的十大目的
2）內部會議的八大類型
3）選擇與會者——七種會議參加人
3、會議準備與組織安排
1）場地選擇與設施準備
2）準備議程與分發議程
3）準備會議用品
4）安排座位的策略
5）會議通知
4、參會的秘訣——如何出席會議
1）參會應有的態度——十種不同參會態度
2）會議發言稿的準備
3）不做挑刺人——帶著方案談問題
演練：3分鐘MINI發言
4）會議中應有的表現
演練：傾聽的技巧
二、高效能會議的關鍵點
1、如何主持會議
1）會議主持人的能力要求
2）會議主持人的職責
3）主持會議 —— 開場白
演練：五項閃亮開場技法
4）主持會議 —— 結束會議
演練：完美收結五項技法
2、平行思考的開會方式——六頂思考帽法
1）白帽——信息的相關性及準確性
2）紅帽——直覺、情感、感受
3）黑帽——邏輯推理其可行性分析
4）黃帽——評估價值，獲取利益
5）綠帽——發揮創造性、預測性
6）藍帽——控制焦點及主題
演練：如何開這個會？
3、工作會議的推行要點
1）導入議題
2）澄清資料
3）發展意念
4）決定行動
5）總結要點與跟進
教學影片：執行艱巨任務前的會議
4、會議控場與時間控制
1）會議突發事件的應對
2）會議時間管理
三、外部會議的準備工作
1、釣魚要知道魚吃什么——了解外部會議的受眾
1）會議的目的是什么？
2）你的參會對象是誰？
3）你有多長時間？
4）你準備采用哪些媒介？
5）都要收集哪些信息？
2、十大外部會議類型
1）品牌推廣會、行業展會、技術交流會、專家研討會、高峰論壇、
2）招商會、培訓輔導會、新聞發布會、項目考察、政府組團
3、外部會議策劃與推廣
1）有效果比有道理更重要——傳播的本質
2）品牌的兩大支柱——知名度、美譽度
3）如何做到有效傳播
確定受眾、參與互動、準確表達
品牌聯想、高潮不斷、傳播經濟
演練：外部會議策劃方案
4、影響外部會議品質的因素
1）客戶期望水平程度
最低容忍度、可接受、基于經驗的服務、規范化服務、完美的服務
2）容忍域
3）影響客戶期望的因素
4）客戶滿意度模型
5）外部會議組織工作
四、會議執行與組織
1、會議執行落地難的原因
1）執行力不強的原因
2）會議中容易出現的執行方式
變樣執行、遞減執行、按需執行
肢解執行、牟利執行、惡意執行
2、沒有問題才是最大問題——如何提高會議風險意識
1）預想危機
2）跳出舒適區
3）樹立假想敵
4）枕戈達旦
5）訓練教育
6）壓力測試
7）追求卓越
3、外部會議現場推廣與銷售達成的技法
1）專業呈現與方案推薦
教學影片：不成功的商業展示
2）掌控與引導客戶的技巧
教學影片：王牌銷售員
3）客戶拒絕的常見借口
4）不找借口找方法——獲得客戶認同的技巧
教學影片：讓客戶說是
4、會議執行落實體系建設
1）員工做你檢核而不做你期望的事
2）影響會議執行落實體系建設的因素
組織結構、人力資源、領導核心、控制標準
3）外部會議組織工作控制的方向
工作方向、推動進程、操作流程、工作品質、工作狀態
4）保障會議執行落實的四大體系
目標與計劃體系、流程與監控體系、標準與規范體系、激勵與改善體系
課后作業 |
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